In deze laatste blog naar aanleiding van het Projectmanagement in de Zorg onderzoek 2019 bespreken we de bevindingen met betrekking tot strategisch projectmanagement, oftewel projectportfoliomanagement (PPM). De bevindingen rondom meer operationele en tactische aspecten bespraken we in twee eerdere blogs (‘Noodzaak tot verandering’ en ‘Waarom projecten mislukken’).

In 2018 deden wij specifiek onderzoek naar projectportfoliomanagement (PPM) in de zorg. Het beeld dat daaruit kwam, sloot aan bij eerdere onderzoeken. De voornaamste conclusies waren dat het eerder uitzondering dan regel is dat PPM goed op de kaart staat, maar dat als zorgorganisaties PPM methoden en technieken hanteren ze dat lang zo slecht nog niet doen. Kortom: Er zijn zeker wel zorgorganisaties die goed antwoord kunnen geven op de vragen op de PPM checklist, maar dat zijn er helaas nog niet veel.

Daarmee snijden zorgorganisaties zichzelf in de vingers, want de meerwaarde van PPM is ondertussen uitgebreid gedocumenteerd in zowel praktische en als wetenschappelijke literatuur. Lees bijvoorbeeld ‘Ambities realiseren in de zorg met Projectportfolio Management’. Samengevat komen de baten van PPM neer op:

Nog korter samengevat schept strategisch projectmanagement simpelweg rust en resultaat. 

Daarnaast benoemen wij hier graag nog een aantal voordelen van voldoende strategische aandacht schenken aan het geheel van alle projecten en programma’s in zorgorganisaties:

In het kader van strategisch projectmanagement / PPM is en blijft de hamvraag die naar de ‘strategic alignment’, oftewel: zijn de projecten en programma’s in het projectenportfolio in lijn met de strategie. Of met andere woorden: Doen we de goede projecten en programma’s? In tegenstelling tot kernvraag van operationeel projectmanagement: Doen we de projecten en programma’s goed? Het is heel leuk voor een organisatie als zij lekker efficiënt bezig is met projecten, maar als dat niet het juiste effect sorteert, dan zet het alsnog geen (strategische) zoden aan de dijk. Een projectenportfolio moet niet alleen worden beheerd maar ook bestuurd. 

Uit ons onderzoek blijkt dat nog lang niet alle organisatie volmondig kunnen beamen dat hun projectportfolio goed is afgestemd op de strategie van de organisatie. In net iets meer dan 20% van de gevallen wel, bij de rest van de organisaties dus niet volledig en bij meer dan 20% van de organisaties onvoldoende.

‘Denkt u dat uw organisatie het gebruik van PPM voldoende kent en benut?’, vroegen wij tot slot van ons onderzoek. Nee, zegt bijna 90%. Dat is enerzijds niet verwonderlijk, maar anderzijds zijn we daar wel zelf bij.

Het is niet verwonderlijk dat PPM nog steeds onbekend en dus onbemind is, omdat het management van zorgorganisaties doorgaans niet beseft dat zij van projecten meer werk moet maken. Dat is logisch wanneer men zich bedenkt dat projectmanagement een relatief nieuwe managementdiscipline is en dat het een recent fenomeen is dat projecten zoveel mensen & middelen vergen en dat zij zo belangrijk zijn voor het succes van organisaties. Antonio Nieto-Rodriguez legt uit in ‘Why senior executives neglect project management’ dat dit komt doordat het senior management hierover te weinig hoort van management gurus, doordat in MBA-programma’s hier te weinig aandacht voor is en omdat hierover te weinig wordt gepubliceerd. Dat is in het algemeen al het geval, maar in de zorg misschien nog wel twee keer zo veel. 

Maar we zijn er dus zelf bij! Wij laten het zelf gebeuren dat projectmanagement en PPM nog steeds niet overal voldoende op de kaart staat. Wij staan erbij en kijken er naar. Wij kunnen hierin echter ook verandering brengen. In 10 woorden van 2 letters: If it is to be, it is up to us. Met ‘us’ doel ik hier voor alle duidelijkheid op de lezers van deze blog. Jouw motto moet daarom zijn, wederom in 10 woorden van 2 letters: If it is to be, it is up to me! Is dat complex? Ja. Is dat de moeite waard? Ja. Kun je samen met andere optrekken via stichting Projectmanagement in de Zorg? Ja, want alleen samen verbeteren we projectmanagement in de zorg en daarmee de zorg.