Eerder stelden wij naar aanleiding van de ‘Het Roer Moet Om’- beweging dat ook rondom projecten zorgorganisaties regelmatig een flink administratief circus optuigen. Enige bureaucratie hoort wel bij projectmanagement, maar die moet vooral helpen en niet hinderen. Als procedures, formulieren, etc. hinderen is niet langer sprake van nuttige bureaucratie maar van zogenaamd 'bureacratisme', oftewel: ontaarding van de bureaucratie.

Een fraaie illustratie van een van de gevolgen van te veel bureaucratie schets het onderstaande plaatje uit ‘Verdraaide organisaties’ van Wouter Hart, dat wij vrij vertaald hebben naar de projectorganisatie door ‘professional’ te vervangen door ‘projectmanager’ en ‘unieke klant’ naar ‘opdrachtgever’.

In onze blog ‘Het roer om’ noemden wij als een van de oplossingen om bureaucratisme rondom projecten in de zorg te bestrijden het maken van onderscheid tussen projecten. Kleinere projecten kunnen immers doorgaans prima een ander besluitvormingstraject bewandelen dan grotere projecten. Voor kleinere projecten zijn doorgaans ook geen lijvige Word-documenten nodig, maar zijn enkele PowerPoint-sheets voldoende. Vaak is het al voldoende om voor een kleiner project maar vier templates te hanteren:

Het doel van standaard templates is immers primair om het gesprek rondom projecten faciliteren, of met andere woorden: met elkaar het verhaal achter een project te delen. Daarom zien wij templates ook het liefst in PowerPoint. Het gesprek rondom projecten is namelijk meer gebaat bij heldere sheets, waar men met z’n allen naar kijkt, dan bij grote lappen tekst, die men individueel achter zijn/haar bureau en vervolgens nogmaals gezamenlijk uitpluist.

Voor waarschijnlijk 80% van alle projecten volstaat zelfs al enkel het gebruik van een zogenaamd ‘project canvas’. Daarmee kun je ook prima bereiken wat je met talloze templates ook zou kunnen bereiken. Een canvas is vaak zeker net zo geschikt als templates om:

Als dat kan op een project canvas, dan scheelt dat stapels papier en iedereen dus een hoop tijd en energie. Zelfs als uiteindelijk een canvas in de ogen van een bepaalde organisatie niet volstaat voor besluitvorming in een stuurgroep, projectenberaad, MT of directie, dan nog biedt een canvas het perfecte kader voor initiële gedachtenvorming & discussies. Daarna is een project canvas alsnog goed te vertalen naar wat voor ander format dan ook.

Even googelen levert als snel meer dan 10 verschillende canvassen op aan de hand waarvan een project kan worden gemanaged. Er zijn ook canvassen voor programma- & projectportfoliomanagement. Een voorbeeld van een eenvoudig en in de praktijk beproefd project canvas wordt hieronder weergegeven. Met oranje hoofdletters wordt daarin geïllustreerd dat dit canvas de kernvragen bij elke project meer dan volledig afdekt (waarom, wat, waar, wanneer, waarmee) en daarbij (op speelse wijze) het risicobewust denken en handelen stimuleert. Klik hier of op de afbeelding om dit project canvas in .pdf-format te downloaden.

Het ‘beschilderen’ van een canvas lijkt eenvoudig, maar dat is het niet. Doe het daarom niet in een ivoren toren, maar betrek allerlei verschillende mensen & disciplines. Streef ook geen perfectie na, want nu aan de slag met een goed plan is doorgaans beter dan volgende week pas starten met een perfect plan. 

Meer leren over het project canvas of projectmanagement in de zorg? Vind via ons sprekers voor evenementen.