De papierwinkel, de kafkaiaanse telefonades en correspondentie, de dataverzameldrift, de medische onkunde bij verzekeraars, het ontbreken van een inhoudelijke dialoog met hen. Ze leveren de huisarts op dagelijks basis zoveel frustratie, schrijnende situaties en demotivatie op dat hij er - zonder overdrijven - in dreigt te verzuipen. Ook de jeugdzorg verzuipt in administratie. Sinds de overgang van de AWBZ naar de WMO (2015) en daarmee de decentralisatie van ondersteuning en begeleiding naar gemeenten zijn jeugdzorgaanbieders geconfronteerd met een zwaar toegenomen druk op de bedrijfsvoering. Daarnaast krijgen tienduizenden mensen met psychische problemen in Nederland niet de juiste zorg vanwege administratieve rompslomp. Volgens GGZ Nederland besteden hulpverleners in de geestelijke gezondheidszorg bijna een derde van hun dag aan administratief werk. Kortom: Regelgekte zorgt voor minder aandacht voor cliënt en patiënt. Het roer moet om in de gezondheidszorg.

Een van de kernpunten van de het-roer-moet-om-beweging is: minder bureaucratie. Alhoewel dit meestal niet nadrukkelijk aan de orde komt betreft dit volgens de 'roergangers' ook de interne bureaucratie. 

Rondom projecten tuigen sommige zorgorganisaties, overigens net als veel andere organisaties, regelmatig een flink administratief circus op. Enige bureaucratie hoort gewoon bij het goed besturen van, het beheersen van en het zich verantwoorden over het projectmanagementproces. Wat echter niet goed is, is als de bureaucratie niet meer helpt maar hindert. In zo'n geval spreken we van 'bureacratisme', oftewel: ontaarding van de bureaucratie. Enige bureaucratie is in principe niet erg en onoverkomelijk in grotere organisatieverbanden, maar doorslaan in bureaucratisch organiseren is wel ernstig.

Het is een ware kunst om de administratieve lasten rondom projecten zo laag mogelijk te houden. Dat kan onder andere door onderscheid te maken tussen projecten. Kleinere projecten kunnen doorgaans prima een ander besluitvormingstraject bewandelen dan grotere projecten. Voor kleinere projecten zijn doorgaans ook geen lijvige Word-documenten nodig, maar zijn enkele PowerPoint-sheets voldoende. Administratieve lasten rondom projecten zijn ook lager te houden als het centrale projecten(portfolio)bureau of PMO zich niet opstelt als de 'projectpolitie' maar meer als daadwerkelijk ondersteuner van projectmanagers. Bijvoorbeeld door in plaats van projectmanagers informatie uit allerlei systemen te vragen, kan men hen ook die informatie aanleveren. Daarnaast moet projectinformatie altijd uitgevraagd worden met 'het oog op de bal': vraag alleen informatie uit die strikt noodzakelijk is. Daarnaast kunnen administratieve lasten rondom projecten laag worden gehouden of omlaag worden gebracht, als regelmatig heel kritisch naar de processen rondom het management van projecten wordt gekeken. In eerste instantie goed uitgedachte processen hebben namelijk de neiging om toch altijd weer uit te dijen. Methoden en technieken uit de 'lean'-gereedschapskist kunnen dan helpen om de processen weer terug te brengen tot de kern, tot waarvoor ze bedoeld zijn: om te helpen en niet om te hinderen. Gebruik bijvoorbeeld het zogenaamde 'value stream mapping', waarbij vanuit optiek van de 'klant' wordt gekeken naar doorlooptijden en verwerkingstijden van processen.

Net als bij de strijd tegen de van buitenaf opgelegde administratieve lasten moet je ook bij het te lijf gaan van interne administratieve lasten rekening houden met flinke weerstand. Thijs Homan (In Control?, 2017) stelt bijvoorbeeld zelfs dat de 'beheerskramp' en het 'auditdenken' alleen nog maar verder versterkt zullen worden door ontwikkelingen in de IT-industrie: 'Die ontwikkelingen maken het mogelijk om bij wijze van spreken per hartslag te controleren of iemand zich aan de regels houdt.' Voor het managen van projecten zijn ook prachtige systemen beschikbaar, maar menigeen verliest zichzelf in de zee aan functionaliteiten daarvan. Later alsnog vinkjes uitzetten blijkt dan verdraaid moeilijk en pijnlijk.

Bepaalde en beperkte bureaucratie rondom het management van projecten is noodzakelijk. Het moet echter niet fungeren als 'verkeersdrempel' maar juist als 'springschans'. Administratieve lasten rondom het management van projecten laag houden is wellicht lastig, maar het is nog vervelender als men een hekel krijgt aan projecten vanwege de administratieve lasten die daarbij komen kijken. Als het roer op dit front dus nog niet om is, gooi het dan om. Als het roer al wel om is, houd dan koers en heb een behouden vaart.

Herkenbaar? Praat mee op het Projectmanagement in de Zorg congres 2018!