Blog 1: Projectmanagement in de Zorg
Projectmanagement in de Zorg?
Veranderingen zijn in de zorg aan de orde van de dag. Sommige van buiten opgelegde veranderingen zijn hinderlijk, maar veel veranderingen zijn daarentegen wel bedoeld om te helpen betere zorg te verlenen. Zorgorganisaties moeten daarom tegenwoordig steengoed zijn in het kiezen van de juiste projecten en programma’s, die in goede banen leiden en tot een goed einde brengen. Goed projectmanagement bij zorgorganisaties voorkomt dat ‘hinderlijke’ projecten teveel tijd, geld en frustratie vergen. En nog belangrijker: Goed projectmanagement bij zorgorganisaties levert uiteindelijk betere zorgverlening voor cliënten en patiënten op.
Om veranderingen te realiseren is projectmanagement ondertussen gemeengoed in alle sectoren. Er is sprake van een wereldwijde trend dat steeds meer activiteiten in de vorm van een project worden uitgevoerd en opgeleverd. In 2008 bleek reeds uit onderzoek dat ziekenhuizen steeds meer projectmatig werken. 90% van de Nederlandse zorgorganisaties verwachtte toen al dat projecten steeds belangrijker worden om zorgorganisaties goed te laten functioneren.
Zorgorganisaties zijn echter nog steeds niet bedreven in projectmanagement. Uit het onderzoek van de BDO Branchegroep Zorg uit 2016 blijkt namelijk dat de verandercapaciteit van zorgorganisaties erg laag is. Die verandercapaciteit is gemeten op zeven essentiële succesfactoren uit het model van prof. Dr. Anton Cozijnsen. BDO onderzocht onder 205 zorginstellingen hoe goed zij slagen in die veranderingsprocessen. 67% van de zorginstellingen blijkt niet in staat te zijn om de permanente veranderingen effectief het hoofd te bieden.
Stichting Projectmanagement in de Zorg heeft in 2017 aan 65 zorgorganisaties gevraagd hoe goed zij hun organisatie vinden presteren op het gebied van projectmanagement. Gemiddeld komen de zorgorganisaties uit op een 6,2. Ongeveer een derde van de zorginstellingen geeft echter hun projectmanagement een score van een 5 of lager. Als typische problemen geven organisaties aan dat iedereen zomaar tot projectleider kan worden gebombardeerd, dat er meer projecten worden gestart dan afgemaakt en dat de communicatie rondom projecten slecht is.
Uit diverse onderzoeken zijn de afgelopen 10 jaar ook andere verklaringen voor de lage kwaliteit van projectmanagement bij zorgorganisaties naar voren gekomen:
1. Overzicht ontbreekt over de projecten die binnen de organisatie zijn opgestart.
2. Een standaard methode ontbreekt om projecten op te starten, uit te voeren en te evalueren.
3. Er wordt niet geleerd van de ervaringen uit eerdere uitgevoerde projecten.
4. Training in projectmanagement is meestal afwezig binnen het zorgcurriculum en ontbreekt in de wetenschappelijke literatuur over zorg.
5. Zorgprofessionals zijn vaak bezig met het verlenen van zorg aan patiënten en krijgen geen extra tijd toebedeeld voor het uitvoeren van de projecten. Hun betrokkenheid in projecten naast hun primaire verantwoordelijkheden voegt daarom significante druk toe en kan nadelig uitpakken voor hun persoonlijke gezondheid.
6. Het karakter van interdisciplinaire samenwerking in projecten buiten de staande organisatie is erg uitdagend voor zorgprofessionals. Die samenwerking wijkt namelijk sterk af van de reguliere samenwerking waarin zorgprofessionals zeer snel complexe beslissingen moeten maken en daarbij continu improviseren.
Projectmanagement in de zorg is ook niet makkelijk. Zorgprofessionals worden bij twee tot vijf projecten tegelijkertijd betrokken en die projecten hebben een specifiek karakter. Een project in de zorg heeft doorgaans te maken met veel verschillende professies die moeten samenwerken. Een gebrek aan communicatie en samenwerking tussen de verschillende (onderdelen van) zorgorganisaties leidt tot dubbelingen en inefficiënties in de serviceverlening en kan, in het ergste geval, serieuze schade aan patiënten toebrengen. Een andere karaktereigenschap van projecten in de zorg is de grote hoeveelheid aan zogenaamde Organisatie en Management Innovaties (OMI’s). Deels komt dit doordat de medische hardware continu innoveert, gedreven door farmaceutische industrie en fabrikanten van medische apparatuur. Die innovaties zorgen overigens eerder voor stijgende kosten dan voor kostenreductie (Chiocchio et al. 2015). De innovaties die over elkaar heen buitelen maken het echter moeilijk om de goede projecten te kiezen en de vruchten daarvan te plukken.
Kortom: Projectmanagement moet beter en het is op sommige punten al duidelijk waar het beter kan. Dus dan kan het ook gericht worden verbeterd. Laten we daarmee aan de slag gaan. Projectmanagement in de zorg moet toonaangevend worden, in non-profit en in binnen- & buitenland, want beter projectmanagement bij zorgorganisaties resulteert uiteindelijk in betere zorgverlening.
John van Rouwendaal & Ivo Heijtel, juni 2017