Projecten en organiseren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en binnen de zorg is dat niet anders. En hoewel het management van zorgorganisaties het professionaliseren van project-management en het bijbehorende eigenaarschap vaak hoog op het verlanglijstje hebben staan, blijft de daadwerkelijke uitvoering in de dagelijkse zorgpraktijk vaak achter.

‘Practice what you preach’ is in dat kader nog onvoldoende gemeengoed. Binnen veel zorg-organisaties is namelijk, vanwege allerlei moverende redenen, de projectorganisatie niet of niet passend ingericht. Het gevolg is dat projecten worden gedraaid door zorgprofessionals, inclusief leidinggevenden, die het projectmanagement moeten uitvoeren naast hun dagelijkse kerntaken. Dit vanuit de gedachte van de opdrachtgevers:

Mijn ervaring is dat de zorgprofessional van nu zich vaak geleefd voelt. Er komen allerlei taken op hem/haar af, die er voor zorgen dat de dagelijkse agenda al overvol is. Denk naast de zorgtaken, waar bewust en met passie voor gekozen is, bijvoorbeeld aan allerhande administratieve rompslomp, wel of niet opgelegd door de (lokale) overheid, inspectie en/of verzekeraars. Voorgaande nog even los van het personeelstekort, waar we binnen de zorg al tijden mee te maken hebben. En wanneer op dat moment door het management nog even snel wordt besloten dat er nog wel ‘een projectje bij kan’ dan heeft dit gevolgen. Gevolgen zoals werkstress door de overlopende agenda of weerstand met als geregeld gehoord argument:

En dan te bedenken dat dit vaak het begin is van een ellenlange lijst, die op korte en lange termijn effect hebben voor mens en organisatie en uiteindelijk ook de patiënt/client . De consequentie van dit alles is dat de gewenste projectdoelstellingen vaker niet dan wel niet worden gerealiseerd. Gezien de positieve intenties, die over het algemeen ten grondslag liggen aan projecten in de zorg, kan dit nooit de bedoeling zijn.

Oorzaken voor het mislukken van projecten in deze context zijn er overigens legio. Los van bijvoorbeeld de voortdurende discussie over de keuze voor een passende projectmethodiek, waarbij te denken valt aan agile, het meer traditionele waterval of een hybride-methode, speelt de opdrachtgever vaak ook (on)bewust een belangrijke rol op dit gebied.

Wat je namelijk mag verwachten tijdens projecten in de zorg is dat de opdrachtgever ook project-eigenaarschap toont en daarnaast bereikbaar is. En dan doel ik op bereikbaarheid met betrekking tot het nemen van besluiten die van belang zijn voor de voortgang van het project, het gezamenlijk evalueren van de voortgang, maar ook in relatie tot het betrekken en vooral enthousiasmeren van de belanghebbenden. En dit laatste is nu eenmaal niet iets wat kan worden gedaan door het verzenden van een mail of een eenmalige nieuwsbrief door de afdeling communicatie, vanuit de gedachte dat alle collega’s nu bijvoorbeeld wel moeten snappen hoe het nieuwe systeem, voor het plannen van behandelafspraken met patiënten/cliënten, werkt. 

Het gevolg van het gedrag van opdrachtgevers, die onvoldoende invulling geven aan de rol van projecteigenaar, is dat ‘de projectleider die het er even bij moet doen’ het gevoel krijgt er met het projectteam alleen voor te staan. Dit met de uiteindelijke gedachte:

Hierdoor wordt in praktijk de basis gelegd voor weer een (deels) mislukt project! Een onnodig gemiste kans en vooral zonde van de energie! Energie die de zorgprofessional van vandaag de dag nog steeds liever besteed aan patiënten/cliënten.

Projectmanagement laten uitvoeren door zorgprofessionals, naast de reguliere werkzaamheden, is niet ideaal. Dat wil echter niet zeggen dat het een onmogelijkheid is. Vanuit mijn ervaring met het begeleiden van projecten binnen organisaties en het trainen van zorgprofessionals op dit gebied durf ik het tegendeel te beweren. Het vraagt alleen wel om een pragmatische benadering met voldoende ondersteuning door de juiste instrumenten, middelen en een projectmethodiek die passend is bij de context. En niet te vergeten een benadering, waarbij de projecteigenaar richting de projectmanager, het projectteam en de belanghebbenden duidelijk laat zien en voelen dat er sprake is van een samenspel. Een samenspel waarbij het realiseren van gezamenlijke doel, namelijk het succesvol afronden van het volgende project in de zorg, het uitgangspunt is.

Deze blog is geschreven door Richard van der Lee. Richard is werkzaam bij Improven en helpt zorgorganisaties en zorgprofessionals bij het realiseren van projecten en veranderdoelstellingen, waarbij hij geregeld gebruik maakt van LEGO® SERIOUS PLAY®(Design thinking) als creatieve interventie voor diverse vraagstukken. Bekijk voor meer informatie en inspiratie zijn Linkedin-profiel 

Praat mee 7 maart bij de ronde tafel 'Help, mijn opdrachtgever weet het ook niet!'.

Doe mee 21 mei op het congres.