Als prelude op het vijfde Projectmanagement in de Zorg congres op 17 mei 2022 gebruik ik het boekje Maestro als basis voor een serie blogs over projectmanagement in goede harmonie. In een ideale wereld komen projectresultaten namelijk altijd tot stand in goede harmonie. Akkoord, eendracht en eenheid heersen dan. In de echte projectenwereld is harmonie regelmatig ver te zoeken. Projecten zijn dan voor iedereen minder aangenaam. De hoofdboodschap van de maestro is dat de oplossing om harmonie te herstellen ligt in luisteren. Deze vijfde en laatste blog gaat over de toegevoegde waarde van de baton (de dirigeerstok).

Harmonie wordt gecreëerd door de juiste klanken te combineren. In een symfonieorkest produceren de orkestleden de klanken en de dirigent begeleidt de combinatie daarvan. Een vergelijkbaar samenspel zie je in projecten: harmonie ontstaat door samenwerking tussen alle betrokkenen onder leiding van de projectmanager.

‘Een orkestlid die eigenwijs zijn eigen toon volhoudt, is een vloek voor het orkest. Gelukkig gebeurt dat zelden.’ Musici kunnen én willen namelijk op elkaar afgestemd zijn. ‘We bouwen op elkaars energie. Als je een groep hebt die goed gedisciplineerd samenwerkt, daagt dat je uit om beter je best te doen. En verder heb je het gevoel dat je bijdraagt aan iets wat de moeite waard is. Vaak bereiken we in het orkest een niveau dat veel hoger ligt dan het niveau dat ik mijn eentje zou kunnen bereiken. Als het orkest dus echt goed speelt, voel ik me bevoorrecht dat ik er deel van uitmaak en wil ik er ook iets aan bijdragen.’ Voor een project is het ook een zegen als alle betrokkenen zo intrinsiek gemotiveerd zijn om gedisciplineerd samen te werken en meer tot stand willen brengen dan ze als individuen voor elkaar zouden kunnen krijgen.

In Maestro laat de dirigent de manager letterlijk horen dat het echter niet zo simpel is als “Zet gewoon een paar goede mensen bij elkaar en laat hun het werk doen.” Een harmonieus geheel vereist namelijk leiderschap. Je hoeft geeneens heel hard te luisteren om het verschil te horen tussen een orkest dat onder leiding staat van een dirigent en een orkest dat speelt zonder dirigent. Voor projecten geldt hetzelfde: als niemand de leiding neemt, dan lijden de prestaties daaronder. Projecten kosten dan meer energie, tijd, geld en frustraties en ze leveren minder goede resultaten op. Je ziet hetzelfde gebeuren in organisaties waar management en leiderschap niet als twee zijden van dezelfde medaille gelden. Daar lopen managers rond die openlijk toegeven geen goede leiders te zijn, leiders die bijna trots rondbazuinen niet te kunnen managen en hun organisaties zijn daardoor onsuccesvolle verzamelingen van ontevreden mensen.

Organisaties waar de functie ‘projectleider’ lager wordt ingeschaald dan de functie ‘projectmanager’ geven daarmee ook een verkeerd signaal af. Net of een project leiden minder waard is dan een project managen. Leiderschap en management zijn door de organisatiewetenschappers ergens in de jaren ’70 in theorie uit elkaar getrokken, maar laten we in de praktijk dat onderscheid alsjeblieft niet maken: management = leiderschap. Projecten vereisen projectmanagers die leiding geven aan hun project en die dat niet simpelweg administreren of beheersen of noem maar een andere eufemistische term voor armoedig management.

Leiderschap is te leren. In eerdere blogs besprak ik al enkele waardevolle lessen die de manager van de dirigent leert in Maestro. Bijzonder mooi vond ik ook de les die de dirigent illustreerde met een quote van Georg Solti, zijn leven lang dirigent van het Chicago Symphony: “Hoewel ik vijfenveertig jaar oud was, had ik slechts elf jaar intensief gedirigeerd. Ik had nog niet geleerd dat de primaire taak van een dirigent niet is om ten koste van alles op alles je eigen stempel te zetten, maar om te luisteren. Nu herken ik het als het orkest me iets beters in hand geeft dan wat ik zelf in gedachten had en aanvaard het dankbaar, maar veertig jaar geleden begreep ik dat niet.” Ervaren projectmanagers zullen dit herkennen en ook nalaten om altijd maar hun stempel te willen drukken op een projectresultaat. Een andere opmerkelijk les van de dirigent vond ik die met betrekking tot micromanagement. Herinner je die de volgende keer dat jij in de verleiding komt om iets te nauwgezet te willen managen: ‘Het probleem is dat je bezig was het orkest te leiden bij handelingen waar ze jouw leiding niet voor nodig hebben! Het is belangrijk onderscheid te maken tussen problemen die de musici zelf kunnen oplossen en problemen waar samenwerking en teamwork bij komt kijken.’ Gebruik je baton niet om elk probleem op te lossen dat zou kunnen ontstaan, maar ga voor de zo minimaal mogelijke interventie in plaats van micromanagement. En tot slot nog één prachtige les: ‘Als je leiding geeft, als je op een podium staat, als je zo’n stokje in je hand houdt, dan heb je de opdracht om iets opmerkelijks neer te zetten. Je moet geen genoegen nemen met een reeks toereikende transacties. Je kunt je team tot hoogten brengen die hun stoutste verwachtingen overtreft.’ Maak niet muziek, maar creëer harmonie.

© 2022, John van Rouwendaal

Blijf op de hoogte van het congres  en meer via de nieuwsbrief  van stichting Projectmanagement in de Zorg.