Als prelude op het vijfde Projectmanagement in de Zorg congres op 17 mei 2022 gebruik ik het boekje Maestro als basis voor een serie blogs over projectmanagement in goede harmonie. In een ideale wereld komen projectresultaten namelijk altijd tot stand in goede harmonie. Akkoord, eendracht en eenheid heersen dan. In de echte projectenwereld is harmonie regelmatig ver te zoeken. Projecten zijn dan voor iedereen minder aangenaam. De hoofdboodschap van de maestro is dat de oplossing om harmonie te herstellen ligt in luisteren. Deze vierde blog gaat over de leiding nemen. Lees hier eerdere blogs.

De manager in Maestro werd geconfronteerd met een medewerker die zijn hakken in het zand zette: ‘Ik ga wat kwaliteit betreft geen water bij de wijn doen om een deadline te halen’. Vanuit het perspectief van die medewerker was het volkomen gerechtvaardigd om dat stellen. Maar de manager was bezig met het grotere geheel. Vanuit die optiek was het wel wenselijk om de deadline te halen.

Projectmanagers herkennen het probleem dat mensen niet mee willen werken omdat het vanuit hun positie bezien niet klopt om dat te doen. Als projectmanager moet je ook vooral goed luisteren naar die mensen, want ze zouden wel eens een goed punt of helemaal gelijk kunnen hebben. Samenwerken met verantwoordelijke professionals vereist immers dat je hen serieus neemt. Projectmanagers moeten zich echter ook goed beseffen dat zij zelf een uniek perspectief hebben. Zij horen het geheel van alle geluiden. Degene die hun hakken in het zand hebben gezet, kunnen vaak niet op die manier luisteren. Dat hoeven zij ook niet. Juist daarvoor is een projectmanager aangesteld. Die luistert als een dirigent naar het geheel van het orkest terwijl de orkestleden de muziek vooral horen vanuit de hoek waarin zij op het podium zitten.

De maestro formuleert het als volgt: ‘Er is veel geluid waar je doorheen moet navigeren. Dat is waarom dirigenten zo’n scherp gehoor ontwikkelen. Maar de musici moeten op hetzelfde moment spelen en luisteren en velen van hen nemen muzikale beslissingen op basis van wat zij horen.’ De muziek van een orkest klinkt totaal verschillend vanuit de verschillende posities op het podium. Elke muzikant kent daardoor een geheel andere realiteit, een ander stel feiten op grond waarvan hij zijn beslissingen neemt over hoe hij moet spelen. ‘Hij is zich nauwelijks bewust van wat hij niet hoort en van degenen die hem niet kunnen horen.’ ‘Dingen die duidelijk zijn vanaf het dirigeerpodium kunnen totaal onhoorbaar zijn vanaf de plek waar de musici zitten.’

De dirigent staat letterlijk hoger dan de rest, op een centrale plek waar hij het beste iedereen kan horen, omdat hij de verantwoordelijkheid heeft gekregen om te leiden. Het is zijn taak om succes te creëren. Het is zijn taak om het besef van zijn werkelijkheid over te brengen op de spelers. Zo staat ook een projectmanager hoger dan de rest van de projectleden, niet letterlijk maar wel in de projecthiërarchie. Daardoor weet hij ook meer over het project als geheel. Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om het project te leiden. Hij moet er voor iedereen een succes van maken. Hij moet daarom zijn besef van de werkelijkheid over brengen op de spelers.

Dat is een hele kunst. Die begint met goed luisteren en gaat over in goed uitleggen. En als een projectmanager dan soms daarmee zijn perspectief, waarvan hij heilig is overtuigd dat die het beste is voor het project, toch nog niet over de brug krijgt, dan moet hij simpelweg op zijn strepen gaan staan. Sommige mensen willen gewoon niet luisteren, maar op de eerste plaats is de projectmanager verantwoordelijk voor het succes van het project. Daarbij hoort dat hij de leiding neemt. Daarbij hoort helaas af en toe onpopulaire besluiten nemen en mensen tegen je in het harnas jagen. Desnoods is het je taak om te escaleren naar de opdrachtgever van het project, die het dan eventueel weer met andere leidinggevenden op moet nemen om alsnog iets gedaan te krijgen. Dergelijke tijdelijke disharmonie is niet leuk, maar moet je voor lief nemen om uiteindelijk in goede harmonie een project te managen.

© 2022, John van Rouwendaal

Blijf op de hoogte van volgende blogs in deze serie, van het congres  en meer via de nieuwsbrief  van stichting Projectmanagement in de Zorg.