Als prelude op het vijfde Projectmanagement in de Zorg congres op 17 mei 2022 gebruik ik het boekje Maestro als basis voor een serie blogs over projectmanagement in goede harmonie. In een ideale wereld komen projectresultaten namelijk altijd tot stand in goede harmonie. Akkoord, eendracht en eenheid heersen dan. In de echte projectenwereld is harmonie regelmatig ver te zoeken. Projecten zijn dan voor iedereen minder aangenaam. De hoofdboodschap van de maestro is dat de oplossing om harmonie te herstellen ligt in luisteren. Deze derde blog is een kort edoch belangrijk intermezzo. Lees hier eerdere blogs.

Terwijl de Corona pandemie nabrandt, speelt zich een ongekende tragedie af in de Oekraïne. Ik merk aan mezelf dat het mij veel energie kost om steeds weer heen en weer te schakelen tussen een stroom van verschrikkelijke nieuwsberichten naar aanleiding van een mensonterend conflict en mijn normale werk en projecten. Ergens lijkt dat laatste allemaal volslagen onbelangrijk in vergelijking met wat zich afspeelt in de oorlog in de Oekraïne. Dat is het relatief gezien natuurlijk ook. Maar het moet wel gebeuren.

Met alle respect en zonder ook maar iets af te willen doen aan de immense problemen die zich nu voordoen in de Oekraïne, doet mij dit denken aan de wijze waarop wij van zorgprofessionals ook voortdurend vragen om te schakelen tussen enerzijds zorgverlening en anderzijds het meedraaien in en managen van projecten. Zorgverlening is niet altijd bijzonder emotioneel geladen, maar in vergelijking met wat er speelt in de meeste projecten (en eigenlijk ook meer in het algemeen in de bedrijfsvoering) is het dat doorgaans wel. Daarnaast vinden bij het verlenen van zorg aangrijpende gebeurtenissen plaats. Om dan weer zo goed en kwaad mogelijk over te gaan tot de orde van de dag vereist omschakelen. Dat kost energie en daar moet je als projectmanager rekening mee houden.

Het kan bijvoorbeeld zomaar zijn dat zorgprofessionals, die aanschuiven bij een projectbijeenkomst om het over de planning van een nieuwe ICT-systeem te hebben, net uit een slecht nieuwsgesprek komen. Of dat ze aan het bed hebben gestaan bij een doodziek iemand of zelfs zijn geconfronteerd met overlijden. Of mensen komen net uit een ernstige medisch inhoudelijke of ethische discussie. Dat vergt menselijk gezien keihard schakelen. Dat is ongelofelijk veel makkelijker gezegd dan gedaan. Voordat je als projectmanager dan vrolijk over een project gaat praten, moet je je beseffen dat wellicht eerst in hoofden (en harten) moet worden geschakeld tussen direct met mensen werken en aan de organisatie daaromheen sleutelen. Je kunt niet zomaar voorbij gaan sociale, emotionele en mentale belasting van het werk in de zorg, ook lijkt een project nog zo belangrijk.

Voor het schakelen tussen zorgverlening en het werken aan projecten is geen vast recept. Hoe moet worden geschakeld is volledig afhankelijk van de situatie en de individuen in kwestie. In algemene termen valt daar wel over op te merken dat je als projectmanager in de zorg op zijn minst oog hebben voor het feit dat soms eerst bewust en expliciet moet worden geschakeld. Soms moet gewoon eerst toch gezamenlijk stil worden gestaan bij de situatie waar mensen net uitkomen. Dat is extra lastig als er van alles in een project speelt en de tijd daarvoor hard nodig is. Als je het echter niet doet dan gaat het alsnog ten koste van aandacht voor het project, omdat het schakelen dan waarschijnlijk veel langzamer, half of helemaal niet plaatsvindt.

Een projectbijeenkomst is natuurlijk niet de aangewezen plek voor mensen om over van alles en nog wat hun hart te luchten. Daarentegen is er altijd wel enige ruimte voor. Een projectbijeenkomst kan en mag best eens deels (of in noodgevallen zelfs helemaal) dienen als de spreekwoordelijke oase van rust waar ruimte is voor emoties van de werkvloer. Het is een kunst om daar de juiste ruimte voor te creëren en die niet volledig ten koste van het project te laten gaan.

Meer positief ingestoken kan een project een welkome afleiding zijn van de dagelijkse sores. Het kan heel fijn zijn om even lekker met elkaar te puzzelen op bijvoorbeeld de innovatie van een zorgpad of welk soort hechtdraad voortaan gaat worden gebruikt. Dat is ook zorgverlening en waardevol, maar minder direct met zorg bezig zijn en dus minder beladen.

Projectmanagers in de zorg moeten leren aanvoelen en reageren op wat op dat moment met die individuele en groep betrokkenen het meest menselijke is om te doen: vol op het project, wat gas terug nemen of zelfs even vol op de rem trappen. Ruimte geven voor en het begeleiden van schakelen gaat projectmanagers met een actieve rol in het primaire proces of een zorgachtergrond veel makkelijker af, want zij (her)kennen deze schakelbehoefte aan den lijve. Projectmanagers van buiten en van ondersteunende afdelingen mogen hierop worden gewezen en moeten zichzelf dit eigen maken. Over tot de orde van dag. Sterkte.

© 2022, John van Rouwendaal

Blijf op de hoogte van volgende blogs in deze serie, van het congres  en meer via de nieuwsbrief  van stichting Projectmanagement in de Zorg.