In de aanloop naar het vijfde Projectmanagement in de Zorg congres op 17 mei 2022 gebruik ik het boekje Maestro als basis voor een serie blogs over projectmanagement in goede harmonie. In een ideale wereld komen projectresultaten namelijk altijd tot stand in goede harmonie. Akkoord, eendracht en eenheid heersen dan. In de echte projectenwereld is harmonie regelmatig ver te zoeken. Projecten zijn dan voor iedereen minder aangenaam. De hoofdboodschap van de maestro is dat de oplossing om harmonie te herstellen ligt in luisteren. Dit is de tweede blog. Lees hier eerdere blogs.

Gebrek aan harmonie in projecten veroorzaakt gedoe. Projecten zijn sowieso altijd overal al gedoe. Vraag het maar na bij de Nederlandse projectmanagementgoeroe Rudy Kor. In de zorg zijn ze zelfs zoveel gedoe dat sommige mensen zelfs helemaal niet meer aan projecten beginnen. Hoor hierover mensen als zorgmanagementspecialisten als Kjeld Aij (auteur van onder meer 'Ter Observatie') die het veel liever alleen nog heeft over lean verbeteren. Anderen zoals Laurens Baas (auteur van ‘Hoe dokters beter kunnen worden') stellen dat dokters zelf helemaal geen projecten moeten managen net als dat ze ook geen verpleegkundige handelingen verrichten. Gelukkig zit bij doorvragen iedereen genuanceerder in de wedstrijd, maar het blijft een feit in de zorg projecten en projectmanagement een slechte reputatie hebben.

Alleen bij overheden lijkt het nog slechter gesteld met projectmanagement, maar daar wordt al wel jaren gewerkt aan beterschap. Het zou kunnen dat het daar nu (iets) beter gaat. In 2014 concludeerde de Tweede Kamer Commissie Elias echter nog dat ergens tussen de 1 miljard en 5 miljard Euro verloren ging alleen al aan mislukte ICT-projecten bij rijksoverheden. Afgezien van de opmerkelijke bandbreedte is het sowieso schrikbarend veel geld dat beter besteed had kunnen worden. In de zorg durf ik wel te beweren dat de problematiek rondom projecten vergelijkbaar is als bij de rijksoverheden. Op de totale omzet in de zorgsector behelst de schade dan logischerwijs honderden miljoenen Euro als het niet meer is. En al was het maar één euro dan nog is het zonde, want in de zorg kan die altijd beter worden besteed. Bovendien heb ik het dan alleen nog maar over geld en niet over de schade qua tijd, energie en uiteindelijk zelfs de kwaliteit van de zorg die lijdt onder slecht projectmanagement.

Gebrek aan harmonie in projecten is natuurlijk niet het enige wat mis is met projectmanagement in de zorg en meer harmonie is zeker niet het antwoord op alles. Meer focus op harmonie, in de zin van eenheid en eendracht, in en rondom projecten kan echter wel degelijk het proces en de resultaten daarvan verbeteren. Als iedereen gericht is op in goede harmonie projecten doen, dan veroorzaakt dat minder gedoe en kosten projecten minder geld, tijd en energie dan nu vaak het geval is. Het voelt misschien wel als een open deur, maar wie kent niet de voorbeelden van de projecten in de zorg die stranden omdat men elkaar de tent uitvocht in plaats van streefde naar harmonie? Begrijp me goed: Disharmonie zal altijd blijven bestaan en hoeft zeker niet helemaal te verdwijnen. Ergens is het zelfs heel gezond, want wrijving geeft glans en je kunt geen omelet maken zonder een eitje te breken, enzovoort. Maar meer aandacht voor harmonie helpt.

In Maestro legt de dirigent aan de manager uit dat hinderlijke disharmonie kan ontstaan door managers die iedereen individueel proberen direct instructies te geven. Als dirigent is het praktisch al onmogelijk om op die manier de beste resultaten te creëren. Daarnaast hindert het ook op een andere manier: je maak mensen passiever. Mensen, die hun vak verstaan, weten doorgaans prima of zelfs beter wat er precies moet gebeuren. Die mensen moet je de ruimte geven en niet bovenop gaan zitten. Dat doet denken aan de klassieker van Mathieu Weggenman met de titel Leidinggeven aan professionals? Niet doen! en zijn latere boek Essenties van Leidinggeven aan Professionals met de alleszeggende ondertitel: ‘Hoe je door een stap terug te doen beter vooruit komt’.

De dirigent in Maestro gaat nog een stap verder, namelijk door zich primair te richten op het creëren van een gemeenschap: ‘Elk woord dat ik spreek, elke stembuiging, elk gebaar is gericht op het doel om een gevoel van gemeenschap te creëren. Een gemeenschap handelt sneller, intelligenter, creatiever en met meer plezier dan een groep die gericht is op haar leider.’ Stap als projectmanager dus niet in de valkuil alles beter te willen of moeten weten. Harmonie ontstaat juist door je te richten op het creëren en koesteren van een gemeenschap die samen resultaten boekt. Dat is al helemaal in de zorg heel goed mogelijk, want zorgorganisaties bestaan in de kern uit welwillende professionals. Die streven van nature al meer naar harmonie dan bijvoorbeeld automatisch meer politiek georiënteerde ambtenaren bij overheden. Maar dan nog gaat het ook in de zorg niet vanzelf. Als projectmanager moet je de baton wel oppakken én zelfs tegen je mensen durven zeggen dat ze daar soms even niet naar moeten kijken maar zelf moeten luisteren.

© 2022, John van Rouwendaal

Blijf op de hoogte van volgende blogs in deze serie, van het congres  en meer via de nieuwsbrief  van stichting Projectmanagement in de Zorg.