In een ideale wereld komen projectresultaten altijd tot stand in goede harmonie. Akkoord, eendracht en eenheid heersen dan. In de echte projectenwereld is harmonie regelmatig ver te zoeken. Projecten zijn dan voor iedereen minder aangenaam. Een oplossing om harmonie te herstellen ligt simpelweg in luisteren. Leiden geven door te luisteren, noemt Roger Nierenberg dat. In de aanloop naar het vijfde Projectmanagement in de Zorg congres op 17 mei 2022 gebruik ik zijn boekje Maestro als basis voor een serie blogs over projectmanagement in goede harmonie. Dit is de eerste blog.

In Maestro gaat een manager in de leer bij een dirigent. De manager hoorde namelijk dat de dirigent in staat was om heel verschillende, eigenwijze en onafhankelijke mensen hun meningsverschillen te laten vergeten en te inspireren om complexe muziek tot een eenheid te smeden. Dat soort mensen, meningsverschillen en muziek doet mij denken aan de zorg.

Bij één van de eerste repetities verbaast de manager zich over het feit dat op de werkvloer verandering superbelangrijk wordt geacht maar heel moeilijk tot stand komt. In het orkest voltrok een verandering zich daarentegen pijlsnel: ‘Een paar woorden van de dirigent of een zwaai met zijn baton en de musici pasten onmiddellijk hun spel aan. En de veranderingen die ze maakten, klonken niet geforceerd of volgzaam – het hele proces leek organisch te verlopen.’ Van op deze manier veranderen kunnen wij sterfelijke projectmanagers ook alleen maar dromen. Hoe doet die dirigent dat?

De maestro controleert het orkest paradoxaal genoeg door de controle enigszins uit handen te geven, aan het orkest. Door met een stokje te zwaaien en op een podiumpje te staan lijkt het misschien dat zijn boodschap is: doe wat ik zeg. Maar dat is niet de manier waarop de dirigent medewerking verkrijgt. Wat hij wel doet is de orkestleden mede eigenaar maken van de muziek. Alles wat hij doet is gericht op het creëren van een gevoel van gemeenschap en gedeelde verantwoordelijkheid. Zijn grootste bijdrage is het voortdurend toetsen van de resultaten aan de ultieme visie die hij in zijn hoofd heeft. Die visie is overigens niet zaligmakend, want kunst komt ook voort uit verrassingen die afwijken van de visie.

De projectmanager moet dus een visie in zijn hoofd hebben en die voor het voetlicht weten te brengen. Daarmee komen in het domein van de communicatie. In het onlangs verschenen Harvard Business Review Project Management Handbook hanteert Antonio Nieto-Rodriguez een aardige vergelijking, namelijk die met een drumstel waarbij elke drum zijn eigen resonantie en doel heeft:

• Bass drums: push communicatie, zoals nieuwsbrieven, voortgangsrapportages, video’s en andere boodschappen die vooraf gepland en geagendeerd kunnen worden. Deze vorm van communicatie kan de verwachtingen helpen opbouwen en dient vooral ter informatie.
• Side drums: voor een continu achtergrondritme in de projectcommunicatie. Agendeer deze elke week of maand op dezelfde dag, bijvoorbeeld: publiceer elke maand een video van vijf minuten waarin iemand van het projectteam praat over zijn ervaringen in het project. Als je project een verandering teweeg wilt brengen, probeer dan mensen eens per maand een challenge te geven om alvast iets nieuws uit te proberen. Side drums dienen om te betrekken.
• Cymbalen: zijn disruptief, ontworpen om het ritme van de andere communicatie te doorbreken. Het zijn de verhalen en evenementen die je kiest en deelt van voorbij het project. Dat kunnen nieuwsberichten zijn uit de sector, overheidsrapporten of verhalen van andere zorgorganisaties die je project of haar omgeving raken. Cymbalen trekken de aandacht.

Het advies is om je complete ‘drumstel’ te gebruiken om een regelmatig en consistent ritme in je communicatie te creëren, zodat de juiste verwachtingen ontstaan bij alle stakeholders en betrokkenheid wordt aangemoedigd.

Kortom: Harmonie ontstaat door een visie te hebben en die te laten horen.

© 2022, John van Rouwendaal

Blijf op de hoogte van volgende blogs in deze serie, van het congres  en meer via de nieuwsbrief  van stichting Projectmanagement in de Zorg.