Het thema van het Projectmanagement in de Zorg congres op 18 mei 2021 is ‘Keiharde zachte vaardigheden’. Projectmanagement in de zorg vereist namelijk keihard ontwikkelde zachte vaardigheden. In de aanloop naar het congres beschouwen we daarom in deze serie blogs zachte vaardigheden vanuit het perspectief van projectmanagement in de zorg. In deze blog behandelen we: Storytelling.

Dit is een repost, omdat het congres in 2020 vanwege COVID-19 is verplaatst. Dit jaar gaat het congres echter zeker door, want online kunnen we nu juist extra ruimte creëren voor kennismaking én nog meer mogelijkheden bieden voor kennisdeling.

Storytelling wordt vaak in verband gebracht met leiderschap, omdat leiders in staat moeten zijn om met een verhaal de stip aan de horizon te schetsen. Om een toekomstplaatje neer te leggen waar de medewerkers in geloven, en actief aan willen meewerken om dat toekomstbeeld te bereiken.

Tegenwoordig wordt storytelling ook benoemd als onderdeel van Agile werken, waarin ‘user stories’ duidelijk moeten maken wat de wensen en behoeften van de gebruikers zijn, zodanig dat de ontwikkelaars de essentie snappen van wat er ontwikkeld moet worden, en zij daar voortvarend mee aan de slag kunnen.

Maar storytelling hoort ook in de gereedschapskist van de projectmanager te zitten, zij het op een iets andere manier. Om een projectteam te kunnen aansturen tijdens het ontwikkelen van een innovatieve (IT-)oplossing moet de projectmanager om te beginnen een duidelijk beeld voor ogen hebben waar het naartoe moet. Hoe de eisen, wensen en verwachtingen van de gebruikers kunnen worden vertaald in een applicatie of IT-systeem dat voldoet aan die verwachtingen. Vaak is in het begin nog onduidelijk waar het gaat eindigen, zeker wanneer er met Agile/Scrum in sprints gewerkt wordt. Het is prima om de workload op te delen in hapklare brokken, in sprints of in deelprojecten, maar het eindplaatje moet te allen tijde duidelijk zijn, in ieder geval voor de projectmanager.

Dat betekent dat de projectmanager “een goed verhaal” moet hebben; hij/zij moet kunnen schetsen hoe het eindproduct er ongeveer uit gaat zien. En of dat in een houtskoolschets gebeurt, in een animatie, of in een PowerPoint presentatie, dat maakt niet uit, maar het verhaal moet goed zijn. Helder, duidelijk, geloofwaardig en consistent, maar ook haalbaar en realiseerbaar.

Dat verhaal ontstaat natuurlijk in samenspraak met de opdrachtgever en de eindgebruikers. Het verhaal ontstaat tijdens de voorfase, wanneer al brainstormend een beeld wordt geschetst van het beoogde doel. Dat beeld, dat moet door de projectmanager worden omarmd en gecommuniceerd.

Maar zoals in elk verhaal, zijn er ook in het verhaal dat de projectmanager over de bühne brengt met storytelling hoofdrolspelers. En dat is de tweede functie van storytelling voor projectmanagers: om het team te motiveren en enthousiasmeren moet de projectmanager in het verhaal een beeld schetsen van de diverse teamleden bij de totstandkoming van het eindplaatje. Wat is ieders rol? Hoe werken we samen? Wat kunnen we alleen bereiken in gezamenlijkheid?

Met storytelling wordt dus zowel een beeld geschetst van wat er nog niet is, maar wel beoogd wordt; als dat het team wordt gesmeed dat samen gaat zorgen voor de realisatie van dat eindplaatje. 

De vraag kan nu gesteld worden “ Is storytelling een vaardigheid van bijzonder belang voor projectmanagers?”   Mijn antwoord daarop is “ja, zeker in het kader van Agile/Scrum werken, waarin gaandeweg een product ontstaat, ook al is dat bij de aanvang nog vaag. Dankzij storytelling wordt een gezamenlijk beeld neergezet door de projectmanager, waar de teamleden zich aan vast kunnen klampen. Het pad dat voert naar de stip aan de horizon wordt daarmee voor de projectleden duidelijk.

Vervolgens dient de vraag zich aan “ Is storytelling een vaardigheid van bijzonder belang voor projectmanagers in de zorg ?"   Ook daarop is mijn antwoord “ja, want om de medewerkers in een ziekenhuis te overtuigen dat het (IT-) project, dat eigenlijk een verandertraject is, waarin werkwijzen moeten worden aangepast en protocollen gaan wijzigen, is het van groot belang dat er een beeld wordt geschetst dat geloofwaardig is, dat realistisch en realiseerbaar is, en dat recht doet aan het verlenen van goede zorg, zoals de afdeling gewend is te doen. Met storytelling kan de projectmanager, gesteund door het hoofd van de afdeling, een beeld schetsen van “de zorg van de toekomst in het ziekenhuis van de toekomst”. En om dat te bereiken moet de projectmanager in de zorg uitstekende (storytelling) vaardigheden hebben, gecombineerd met kennis van de zorgprocessen en affiniteit met de zorg.”

Om dat beeld van storytelling nog iets meer te versterken, sluit ik af met het citaat van Antoine de Saint-Exupéry (1900-1944):

“Als je een schip wil bouwen, moet je werklui niet opdragen hout te verzamelen, je moet niet het werk verdelen en orders geven. Leer in plaats daarvan mensen eerst te verlangen naar de eindeloze zee.”

Als dat geen storytelling is!

© 2020-21, Daniël Jolink , Manager Portfolio, Projecten en Processen bij het Erasmus MC. Hij schrijft zijn bijdragen in het kader van stichting Projectmanagement in de Zorg op persoonlijke titel.