In het kader van de NZpm (de Nederlandse Zorg projectmanagementmethodiek) tikten we onlangs de tweede techniek af: de Waardewaaier. Het idee achter de Waardewaaier is dat het een hulpmiddel is om dieper in te gaan op de waaromvraag. Die vraag staat centraal bij elk project: Waarom doen we dit project? Met andere woorden: Wat is (uiteindelijk) de waarde van dit project?

Voor alle duidelijkheid: De waarde van een project is niet hetzelfde als het projectresultaat, want dat is wat je daadwerkelijk realiseert in een project, bijvoorbeeld een aangepast formulier. De waarde is ook niet de projectdoelstelling die je met het projectresultaat wilt behalen, bijvoorbeeld een completere patiënten intake. Waarde betreft wat men met de projectdoelstelling beoogd te bereiken, bijvoorbeeld tijdsbesparing door minder vaak vragen stellen aan patiënten. In projectmanagementtermen heet dit ook wel: de projectopbrengst.

De waarde van een project is onder meer van belang om: zelf te weten waarvoor je het project doet, met anderen te communiceren over waarom het project bestaat, de projectopbrengsten af te wegen tegen kosten en te vergelijken met andere projecten. De Waardewaaier stimuleert om de waaromvraag vanuit verschillende perspectieven te beantwoorden. Een project is immers meestal voor de diverse betrokkenen op verschillende wijzen waardevol.

Tijdens de ontwikkelingsfase van de Waardewaaier vroeg ik bij wijze van experiment via Linkedin om eens mee te denken over de waarde van (toonaangevend) projectmanagement in de zorg. Het doel van die exercitie was tweeledig: enerzijds uitvinden wat er procesmatig gebeurt wanneer je mensen vraagt om vanuit verschillende perspectieven over waarde te brainstormen en anderzijds inhoudelijk perspectieven op de waarde van projectmanagement in de zorg te verzamelen.

Procesmatig was het interessant om te merken dat mensen een grote diversiteit aan antwoorden gaven: van puur praktisch tot bijzonder filosofisch. Het was daardoor nog best een klus om de brainstorm terug te brengen tot iets bruikbaars. Flinke redactieslagen waren nodig. Daarnaast werd een en ander pas overzichtelijk nadat de antwoorden enigszins waren gegroepeerd en op een min of meer logisch volgorde waren gezet. Ook was het soms lastig om eenduidig te bepalen voor wie de benoemde waarde precies is, want vaak heeft iets waarde vanuit meerdere perspectieven. Uiteindelijk heb ik me daar bij de verwerking van de antwoorden niet al te druk om gemaakt, want in de kern gaat het vooral over de waarde en minder over voor wie die dan precies is. Vanuit verschillende perspectieven denken is vooral bedoeld als een manier om verschillende waardes te achterhalen.

Inhoudelijk is het mooi om te zien dat de vraag naar de waarde van (toonaangevend) projectmanagement in de zorg een lijst opleverde die deze waarde mooi weergeeft. De lijst is natuurlijk compleet noch zaligmakend. Ze biedt echter wel een stevig fundament voor het maken van een business case voor een project ter verbetering van projectmanagement bij een zorgorganisatie. Oordeel zelf:

• Projectmanagement is van waarde voor zorgorganisaties, omdat het een middel is om zo effectief en efficiënt mogelijk tijd, geld en energie te besteden aan projecten. Werktijd, financiële middelen en aandacht worden in de zorg steeds schaarser en hoe minder daarvan wordt gebruikt voor, of onverhoopt: verspild in, projecten des te beter voor alle betrokkenen.
• Projectmanagement is van waarde voor zorgorganisaties, omdat ze daarmee grote, significante verbeteringen in zorgprocessen door kunnen voeren. In een project kan met alle betrokkenen gezamenlijk, gericht en gestructureerd worden gewerkt aan doelen die voor iedereen of meerdere partijen waarde opleveren.
• Projectmanagement is van waarde voor zorgprofessionals, omdat die daardoor worden ontzorgt. Zorgprofessionals willen hun werk doen en niet worden "lastig gevallen" met bijvoorbeeld zaken als bureaucratie en discussie over vertragingen die bij projectmanagement komen kijken. "Nieuwe ontwikkeling? Goed idee! Regel het gewoon". Daarvoor is het natuurlijk wel essentieel dat zorgprofessionals mee mogen denken in projecten, want die gaan uiteindelijk over de verbetering van hun zorgproces. Zij moeten ondersteunt worden bij hun core business. Projectmanagement moeten ze aan andere over kunnen laten óf daarbij gedegen worden ondersteund, wanneer ze dan toch eens een project “er even bij” moeten managen, als opdrachtgever moeten optreden of in een projecten mee moeten werken.
• Projectmanagement is van waarde voor inhoudsdeskundigen op het gebied van zorg of de organisatie daarvan, omdat degene met de rol van projectmanager zich primair richt op het ‘hoe’ en het ‘wat’ en het ‘waarom’ in principe aan anderen overlaat. In de praktijk zijn projectmanagers zelf ook vaak inhoudsdeskundige en/of treden zij in het project op als ‘meewerkend voorman’. Maar dan nog is het waardevol als iemand het op zich neemt om het projectenproces te managen in plaats dat iedereen zich volledig stort op de inhoud van een project.
• Projectmanagement is van waarde voor de zorgorganisatie, omdat de competenties van projectmanagers verder (behoren te) reiken dan competenties met betrekking tot de inhoud / de projectresultaten van projecten. Sla de IPMA ICB (International Project Management Association Individual Competence Baseline) er maar op na: naast project competences zijn people competences cruciaal voor succesvol resultaten boeken met projecten.
• Projectmanagement in de zorg is van waarde voor zorgorganisaties en in de keten, omdat projectmatig werken helpt focussen om in groepsverband daadwerkelijk een vooraf gesteld doel te bereiken. Het draagt bij aan het scheppen van duidelijke routes richting succesvolle innovaties in een ingewikkelde wereld waar vele individuele stakeholders streven naar enige vorm van eigen succes. Goed projectmanagement leidt tot verbetering van de samenwerking tussen zorgorganisaties in ons landschap van zorgeilanden. Het creëert als het ware een voedingsbodem voor meer interdisciplinaire samenwerking op de langere termijn.
• Projectmanagement is van waarde voor iedereen betrokken bij de zorg, omdat projectmanagers de verbinders kunnen zijn die de zorg nodig heeft om de enorme uitdagingen het hoofd te bieden. Alleen door over klassieke grenzen heen mensen daadwerkelijk in verbinding te brengen, kan de zorg haar problemen bolwerken.
• Projectmanagement is van waarde voor zorgorganisaties, omdat het hen beschermt tegen de waan van de dag. Het ondersteunt zorgprofessionals, bestuurders en beleidsmedewerkers bij het 'anders' denken en werken. Een projectmanager staat op een zekere manier buiten de groep en kan daardoor verbinder zijn tussen verschillende groepen of organisaties.
• Projectmanagement is van waarde voor zorgorganisaties, omdat het transparantie kan creëren. In samenwerking met de projectportfoliomanager kunnen projectmanagers actueel inzicht verschaffen in de voortgang van projecten. Op basis daarvan kan worden bijstuurd.

Met hartelijk dank voor hun bijdrage aan de ‘virtuele’ brainstorm (in willekeurige volgorde): Pieter van Bijnen, John Hermarij, Bas van Galen, Alice Bakker, Rob Jongbloed, Ed van der Tak, Esther Giesselbach, Wietske Wartena, Rik Van der Kroef, Bart Klijn-Oomen, Alice Malestein, Jan Bloem, Roderik Pape & Lennaart de Jong.

Klik hier om de Waardewaaier kosteloos te downloaden als PowerPoint-bestand.

2022, John van Rouwendaal