Wat kan je als zorgorganisatie doen?

Als initiatiefnemer, oud-voorzitter en actief lid van de Beroepsvereniging voor Project Portfolio Managers pleit ik natuurlijk voor projectportfoliomanagement. Dat gaat verder dan een lijstje van projecten beheren. Dat gaat ook over de besturing van een projectportfolio. Bij besturing doel ik op governance structuren en het prioriteren van projecten en programma’s. Waarbij inhoudelijk ik graag Mark Tigchelaar uit zijn boek Focus AAN/UIT citeer: “Leidinggevenden zijn vaak goed in het bedenken en starten van nieuwe initiatieven, maar hun belangrijkste taak zou moeten zijn: welke projecten er voorlopig NIET gedaan worden." In dat kader moet ik ook denken aan een verhaal dat gaat over Steve Jobs. Hij liet zijn managers brainstormen over wat de doelen voor het volgende jaar zouden moeten zijn voor Apple. Vervolgens schrapte hij alle “domme” ideeën, totdat hij er tien over had. De onderste zeven kraste hij vervolgens ook door. De drie overgebleven suggesties werden de doelen van Apple. Dat is focus. Dat is ook nodig in de zorg. Zoals Marcel Levi het enigszins kort door de bocht stelt: er is geen personeelstekort maar een organisatietekort. In ieder geval op het gebied van projectportfoliomanagement is dat waar. En dat geldt niet alleen met betrekking tot de besturing van projectportfolio’s. Het ontbreekt vaak ook aan competenties. Bij de bestuurders en managers over projectportfoliomanagement én opdrachtgeverschap. Daarnaast kun je wel investeren in samen de goede projecten doen, maar moet je ook investeren in de projecten goed doen. In het bijzonder moeten de competenties van de zorgprofessionals, die af en toe of regelmatig de rol van projectmanager vervullen, worden aangescherpt. Eigenlijk moet iedereen beschikken over enige basiskennis. Iedereen moet zijn/haar eigen rol, taken en verantwoordelijkheden in een project begrijpen en de projectmanagers daarop scherp houden. Kortom: projectportfoliomanagement en competentieontwikkeling, want dan doen we simpelweg minder projecten maar wel de juiste én wel goed.

Wat kan je als projectmanager doen?

Als projectmanager moet je het vooral eenvoudig houden. Ga geen compleet uitgeschreven plan schrijven als een canvas volstaat. Ga geen team opzetten als je gewoon af en toe mensen moet invliegen. Richt geen stuurgroep in als de opdrachtgever zonder kan en belangen ook op andere manieren behartigd kunnen worden. En loop in de haast, die mede ontstaat door het personeelstekort, niet te hard van stapel. Denk voordat je start wel even goed na over waarom wie wat wanneer waar gaat doen. Anders loop je daar op een later moment alsnog tegenaan en gaat een en ander nog meer tijd kosten. Kortom: Houdt het eenvoudig, maar maak het ook weer niet te simpel. En ja, naast eenvoud: verdiep je in agile. In eerste instantie vooral in de mindset. Want die sluit aan bij hoe er in de zorg wordt gewerkt en gaat over zo efficiënt en effectief mogelijk werken. In tweede instantie kunnen agile methode en technieken helpen, maar pas daarmee op. Niet alle technieken zijn zomaar in zorgorganisatie te gebruiken. Rondom agile heersen veel misverstanden. Agile is geen toverwoord. Het is niet het antwoord op alles. Het behoeft ook geen complete organisatie brede revolutie. Alhoewel sommige agile radicalen dat wel beweren. Maar gooi het kind niet met het badwater weg: onderzoek of en hoe meer agile werken kan helpen, welke technieken wel werken. Samengevat: Houd het eenvoudig & denk en doe agile.

Nieuwsgierig naar wat anderen denken? Kijk het online seminar hierover terug.

2022, John van Rouwendaal