De coördinatie van een verbouwing in een verpleeghuis, het implementeren van nieuwe software voor ziekenhuisapparatuur of het opzetten van een nieuw trainingstraject voor een groep zorgmedewerkers; er zijn tal van veranderingen in de zorg die projectmatig uitgevoerd kunnen worden. Voor het coördineren van zulke projecten is er een belangrijke voorwaarde: er moet ruimte zijn voor een helicopter view. De projectleider of projectgroep moet niet alleen de details kunnen bekijken, maar ook de grote lijnen in de gaten kunnen houden. Om dat te kunnen doen is het belang dat zaken zoals planning, administratie en rapportage op orde zijn. Een online project management tool zoals Prinzi is dan een uitkomst. Het biedt een centraal punt om alle belangrijke zaken bij te houden en op te slaan. Zo kom je tijdens het project minder snel voor verrassingen te staan.
Kenmerkend voor de meeste projecten is dat er standaard te weinig tijd voor wordt uitgetrokken. Daarnaast blijkt het soms praktisch onmogelijk om de verschillende projectleden op de juiste momenten bij elkaar te krijgen. Iedereen heeft nu eenmaal een volle agenda. Ga je een project plannen? Dan is het een eerste stap om een realistische tijdsplanning te maken, ook als er al een strakke deadline is. Je kunt beter aan de start van het project aangeven dat er tijdgebrek zal ontstaan, dan dat je een half af project aflevert. In het begin van het proces kan er nog ruimte zijn om het plan aan te passen of om extra projectleden aan te stellen. Is het projectteam samengesteld en de planning helder? Zorg dan dat de planning duidelijk in de agenda’s wordt vastgelegd, zodat iedereen helder heeft wat er wanneer verwacht wordt. (Online) tools zoals Excel, Prinzi en Trello kunnen daarin ondersteunen door de planning inzichtelijk te maken voor alle projectleden. Op deze manier is het makkelijker om zelfs onder hoge tijdsdruk het hoofd koel te houden.
© 2021, Marcel de Bree, product owner bij Prinzi - Eenvoudig inzicht in projecten