6 tools en tips voor projectmanagement in de zorg

Hoe kun je projecten efficiënt beheersen? Het kan als projectmanager lastig zijn om het totaaloverzicht te houden. Ook bij projecten in de zorg kun je hier tegenaan lopen. Of het nu gaat om het inrichten van de ICT-omgeving voor eHealth, of om verbetering van de kwaliteit van zorg; het zijn complexe projecten. Gedwongen thuiswerken van (een deel van het) personeel kan projectmanagement nog lastiger maken. Deze zes tools en tips kunnen helpen om overzicht te houden.

1.     Zorg voor een goede online vergadertool

Nu werken op afstand steeds vaker gebeurt is een online vergadertool onmisbaar. De afgelopen jaren zijn er steeds meer aanbieders van dergelijke tools op de markt verschenen. Iedereen kent wel Microsoft Teams en Zoom, maar ook een onbekendere tool zoals StarLeaf kan veel te bieden hebben. Het is raadzaam om bij het kiezen van aanbieder goed te kijken naar een aantal zaken:

• Zijn er beperkingen aan de maximale vergadertijd? Veel tools hebben verschillende abonnementsopties, waarbij er ook verschillen kunnen zijn in dat maximum;
• Hoeveel deelnemers kunnen er tijdens een vergadering inloggen? Ook hier geldt dat er vaak maxima aan verbonden zitten bij goedkopere abonnementen;
• Ook de veiligheid is van groot belang. Je wilt niet dat er tijdens een vergadering opeens een onverwachte gast de verbinding in komt, of dat gevoelige informatie door een lek op straat komt te liggen.

2.     Verzamel documenten centraal

Het risico van thuiswerken is dat ieder project lid zijn of haar documenten opslaat op de eigen computer of laptop. Dat betekent dat deze documenten niet zomaar beschikbaar zijn voor andere leden. Het is veel handiger om al die documenten te bewaren op een centrale locatie. Als bedrijf in de zorg kun je kiezen voor een oplossing binnen het eigen netwerk, met behulp van een lokale schijf die via iedere werklaptop bereikbaar is. Je kunt er echter ook voor kiezen om de stukken op te slaan in de cloud. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van Google Drive, OneDrive of Dropbox. Houd er rekening mee dat er (kleine) verschillen zitten tussen de diverse tools, dus vergelijken is slim. Wil je bijvoorbeeld tegelijkertijd in een document kunnen werken, of grote bestanden opslaan? Dit kan qua kosten veel verschil maken.

3.     Een goed overzicht is het halve werk

De coördinatie van een verbouwing in een verpleeghuis, het implementeren van nieuwe software voor ziekenhuisapparatuur of het opzetten van een nieuw trainingstraject voor een groep zorgmedewerkers; er zijn tal van veranderingen in de zorg die projectmatig uitgevoerd kunnen worden. Voor het coördineren van zulke projecten is er een belangrijke voorwaarde: er moet ruimte zijn voor een helicopter view. De projectleider of projectgroep moet niet alleen de details kunnen bekijken, maar ook de grote lijnen in de gaten kunnen houden. Om dat te kunnen doen is het belang dat zaken zoals planning, administratie en rapportage op orde zijn. Een online project management tool zoals Prinzi is dan een uitkomst. Het biedt een centraal punt om alle belangrijke zaken bij te houden en op te slaan. Zo kom je tijdens het project minder snel voor verrassingen te staan.

4.     Agile werken kan ook prima online

Agile en Scrum zijn bekende werkwijzen om projecten vorm te geven. Flexibel en lenig zijn hierin herkenbare termen. Het doel is om hiermee beter in te kunnen spelen op de veranderende wereld om ons heen. Agile werken komt oorspronkelijk uit de wereld van de IT, waar het werd gebruikt om bijvoorbeeld nieuwe software te ontwerpen. De werkwijze is echter ook, of misschien wel juist, zeer goed bruikbaar in de zorg. Een belangrijk uitgangspunt van Agile werken is namelijk dat niet de processen centraal staan, maar de mensen. Klanttevredenheid staat voorop. Het mooie aan Agile en Scrum is dat deze werkwijzen ook prima online toe te passen zijn. De korte overlegmomenten die op kantoor meestal fysiek gepland worden, kunnen heel makkelijk online doorgang vinden. Volledig online werken kan zelfs tijd besparen, omdat je effectiever vergadert en het ook nog eens reistijd van de projectleden kan besparen.

5.     Houd de planning helder voor iedereen

Kenmerkend voor de meeste projecten is dat er standaard te weinig tijd voor wordt uitgetrokken. Daarnaast blijkt het soms praktisch onmogelijk om de verschillende projectleden op de juiste momenten bij elkaar te krijgen. Iedereen heeft nu eenmaal een volle agenda. Ga je een project plannen? Dan is het een eerste stap om een realistische tijdsplanning te maken, ook als er al een strakke deadline is. Je kunt beter aan de start van het project aangeven dat er tijdgebrek zal ontstaan, dan dat je een half af project aflevert. In het begin van het proces kan er nog ruimte zijn om het plan aan te passen of om extra projectleden aan te stellen. Is het projectteam samengesteld en de planning helder? Zorg dan dat de planning duidelijk in de agenda’s wordt vastgelegd, zodat iedereen helder heeft wat er wanneer verwacht wordt. (Online) tools zoals Excel, Prinzi en Trello kunnen daarin ondersteunen door de planning inzichtelijk te maken voor alle projectleden. Op deze manier is het makkelijker om zelfs onder hoge tijdsdruk het hoofd koel te houden.

6.     Zorg voor focus op het project

Veranderen doe je er niet ‘zomaar even bij’. Houd er rekening mee dat veranderprocessen altijd weerstand zullen opleveren. Mensen zijn gewend aan een bepaalde manier van werken en wennen aan een nieuwe werkwijze gaat gepaard met onzekerheid en spanning. Om een verandering succesvol door te voeren is daarom focus nodig. Zeker bij grote projecten is het daarom raadzaam om een projectmanager sturing te laten geven. Een projectmanager met als enige taak het tot een goed einde brengen van het project. Dit kan kostbaar lijken, maar op termijn levert dit juist veel op omdat de coördinatie van het project veel beter gaat. Dit kan veel tijd en dus ook geld besparen en vergroot de kans op een succesvolle implementatie. Een goede projectmanager bezit overigens niet alleen uitstekende coördinatievaardigheden, maar ook ‘zachte vaardigheden’, zoals doorzettingsvermogen en empathie. In de zorg draait het nu eenmaal om mensen!

© 2021, Marcel de Bree, product owner bij Prinzi - Eenvoudig inzicht in projecten