Projectfasering

Blog 57: Projectfasering

Projectfasering? Simpel toch?!?

Nieuwe projectmanagers heet ik altijd welkom in Babylon, want in projectmanagementland heerst een enorme Babylonische spraakverwarring. Zoiets ogenschijnlijks simpels als de definitie een project is onderwerp van debat en breek me de bek niet open over hoe de term implementatie voor van alles en nog wat wordt gebruikt. Ook projectfasering is zo’n dingetje.

Er bestaat geen één overal en altijd geldende, evidence based projectfasering (project life cycle ). Praktisch klopt dat natuurlijk, want projecten zijn altijd maatwerk. Waarschijnlijk komen daarom de theoretici er ook niet uit. Als je de projectmanagementmethodiekenliteratuur erop naslaat, dan tref je verschillende faseringen en terminologieën aan. In de kern lijken ze ergens allemaal op de PDCA-cyclus en komen ze telkens neer op: voorbereiden, realiseren en afsluiten. Alleen gebruikt iedereen net iets andere fases en termen. Dat is op zich niet erg, als men bij de start van een project of binnen een organisatie afspreekt welke projectfasering men hanteert.

Vanuit de VUmc Academie reiken wij bij het Amsterdam UMC de onderstaande projectfasering aan met daarbij de opmerking deze vooral op maat te maken, als dat helpt. Methoden dienen ons inziens namelijk geen keurslijven maar handvatten te zijn.

Bron: https://www.vumc.nl/educatie/alle-opleidingen-per-thema/projectmanagement-in-de-zorg.htm

Wij hebben er bewust voor gekozen om een fase ‘Borging’ expliciet te benoemen, alhoewel je zou kunnen stellen dat borging reeds impliciet onderdeel is van de fase ‘Realisatie’. Toch benoemen we borging als aparte fase om dat onderwerp extra op het netvlies te krijgen. Op het gebied van de borging van projectresultaten gaat namelijk veel mis met projecten, ook in de gezondheidszorg. Sommige andere methoden benoemen borging als iets dat pas na de afsluiting van een project moet plaatsvinden. Dat is soms ook het geval, immers het is altijd maatwerk, maar wij zien toch liever dat borging wordt overwogen als standaard onderdeel van een project. Ook daarmee hopen we namelijk te voorkomen dat pas in een te laat stadium of zelfs pas na een project de borging aan de orde komt. Met alle gevolgen van dien, zoals projectresultaten die nooit uit de verf komen of (soms letterlijk) in een la belanden.

Qua terminologie van de projectfasering blijven we dicht bij PRINCE2. Dat lijkt de meest gevestigde projectmanagementmethodiek in de zorg, in ieder geval in de ICT-hoek en voor zover daar niet agile wordt gewerkt. (Trouwens, breek me de bek ook niet open over hoe iedereen wegloopt met de term agile zonder te definiëren wat men daaronder verstaat.) De PRINCE2-methodiek schrijft ook voor dat eerst een project wordt voorbereid (opgestart) en dan pas geïnitieerd. Zie afbeelding hieronder. Dat is ergens verwarrend, want in het normale spraakgebruik betekenen voorbereiden en initiëren voor velen ongeveer hetzelfde. Net als in de kroeg aan de bar niemand maalt om het exacte verschil tussen doelstellingen, resultaten en opbrengsten. Exacte definities met alle betrokkenen afstemmen bij de start van een project of in een organisatie helpt echter het gesprek over een project voeren en dus het management daarvan. Dan gaat er bijvoorbeeld niemand aan de slag met een (arbeidsintensief) projectplan terwijl het (korte en krachtige) projectvoorstel nog geeneens is afgestemd, omdat verwarring is over in welke fase het project zit en wie wanneer wat doet.

Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/PRINCE2#/media/Bestand:PRINCE2_(Editie_2009)_Proces_Model_(Nederlands).png

In de zogenaamde business, in tegenstelling tot ICT, is Projectmatig Creëren (PMC) een standaard projectmanagementmethodiek die ook regelmatig wordt gehanteerd bij zorgorganisaties en door de adviesbureaus die hen helpen met projecten. De fasering in PMC is vergelijkbaar met PRINCE2 en komt op hetzelfde neer, maar de gebruikte terminologie is weer net even anders. Zoek de verschillen.

Bron: https://www.iep.nu/2013/04/12/projectmatig-creeren-projectmanagement-met-extras/

Verwarring ontstaat pas echt als we de Project Management Body of Knowledge (PMBoK) van het Project Management Institute (PMI) erop naslaan. Deze gerenommeerde maar in de zorg niet veel gehoorde methode schrijft standaard voor te beginnen met ‘Initiating’, terwijl dat bij PRINCE2 pas de tweede fase is. Zie hieronder.

Bron: https://www.lucidchart.com/blog/what-is-pmbok

Een andere bekende standaard is de Body of Knowledge van de Association for Project Management (APMBOK). Deze standaard heeft het helemaal niet over ‘Initiation’, althans niet in de overall projectfasering. Zie hieronder.

Bron: https://www.apm.org.uk/media/13835/guide-to-lifecycle-models.pdf

In het nieuwe Praxis framework (open standaard; publicatie door de APM) wordt de term ‘Initiation’ ook niet gebruikt in de project life cycle. Zie hieronder. Daar treffen we deze term weer aan in het kader van de projectportfolio-processen.

Bron: https://www.praxisframework.org/en/resource-pages/are-all-guides-based-on-the-same-life-cycle

Kortom: De kans op verwarring is alom aanwezig. Wees je hiervan bewust en bespreek dit gewoon even bij het begin van een project en binnen een organisatie. Dat is lastig, want de meeste mensen wuiven een dergelijke discussie weg alsof je iets doms voorstelt. Stuur ze dan deze blog. Of bespreek het gewoon lekker niet, maar laat me dan s.v.p. weten wanneer dit tijdens het project wel ter sprake kwam en wat dit voor problemen opleverde. Of nee, dat is een beetje flauw van me. Veel projectmanagers zullen nooit in de problemen komen hierdoor, maar jij bent in ieder geval een gewaarschuwd mens.

© 2021, John van Rouwendaal

Delen

Tweet

Delen

Mail

Lees hier onze privacyverklaring

Share by: