Batenmanagement is de zorg is niet eenvoudig, maar wel nodig! Batenmanagement is sowieso geen eenvoudig onderwerp voor organisaties, maar heeft nog een aantal extra moeilijkheidsgraden in de zorg. Waarom is dat zo? In deze blog wil ik ingaan op nut en noodzaak van batenmanagement in het algemeen en op de specifieke aspecten van batenmanagement in de zorg. Juist omdat het noodzakelijk is voor de zorg om de toenemende kosten (ook door ICT) te pareren met baten zoals productiviteitsverbetering of besparingen.

Het kwantificeren van baten is niet eenvoudig, zeker wanneer het gaat over kwalitatieve baten zoals patiëntveiligheid, kwaliteitsverbetering en risicovermindering; minder of geen datalekken, imagoverbetering van het ziekenhuis, of betere patiënt bejegening. Hoe maak je dat kwantitatief, hoe maak je dat financieel? Toch wil ik hier pleiten om dat wel te proberen; om een financiële inschatting te maken van de potentiële opbrengst van (ogenschijnlijk) kwalitatieve baten. Om in te schatten wat de risico’s zijn van “niets doen”. Om in te schatten welke herstelkosten niet gemaakt hoeven te worden wanneer er wordt geïnvesteerd in patiëntveiligheid. Om een calculatie te maken van de kosten die niet gemaakt hoeven te worden aan communicatie en reputatiemanagement wanneer er wordt geïnvesteerd in bedrijfscontinuïteit en informatiebeveiliging.

Ook procesverbetering en workflow optimalisatie kunnen worden gekwantificeerd, wanneer de tijd dat een processtap duurt wordt gemeten, eerst voorafgaand aan de procesverbetering (0-meting) en vervolgens na implementatie van de optimalisatie. Het verschil in tijd, vermenigvuldigd met het aantal maal dat de processtap wordt uitgevoerd per tijdseenheid (per week, per maand, per jaar), maal een uurtarief, geeft een aanwijzing van de besparing die is gerealiseerd.

Nog beter is het om de baten te relateren aan patiëntbehandelingen en bijvoorbeeld het verminderen van reiskilometers door patiënten dankzij de toepassing van videoconsult door de artsen. Baten gerelateerd aan de productiviteitsverbetering van artsen, omdat ze 2x zoveel patiënten kunnen zien per uur, wanneer moderne technische hulpmiddelen worden gebruikt. Of baten gerelateerd aan zorg op afstand, zoals thuismeting, thuismedicatie en thuisbeademing. Besparing in tijd dankzij de toepassing van spraakherkenning, of snellere analyses en diagnoses dankzij de toepassing van artificial intelligence, om nog een paar voorbeelden te noemen.

Het oogsten van de baten in het ziekenhuis, dat is een ander chapiter. Als er baten kunnen worden geïnd, wie is dan de begunstigde, de afdeling of het ziekenhuis? Op welk moment kunnen de baten worden geïnd?

Vaak zal het innen van de baten van een afgerond project door de Raad van Bestuur gedaan moeten worden. Dat betekent dan wel, dat het onderwerp “Batenmanagement” op de agenda van de RvB moet staan. Vanaf het opstellen van de business case moet er aandacht zijn van de RvB voor de overeengekomen kosten/baten berekening. Er moeten bij de aanvang van het project afspraken worden gemaakt met de afdeling waarvoor het project wordt uitgevoerd, waarin duidelijk is vanaf welk moment de baten zullen worden opgehaald bij de afdeling. Besparingen in FTE’s, of productiviteitsverbeteringen, kunnen na afloop van het project worden geclaimd, maar duidelijk moet zijn hoe en wanneer de baten worden gemeten en aangetoond.

Gelukkig staat batenmanagement in toenemende mate op de agenda’s van de zorg en van de RvB’s. Want ICT-projecten - ook in de zorg - kosten veel geld, en daar moeten voldoende baten tegenover staan om die kosten te rechtvaardigen. Maar om die baten te realiseren zijn die investeringen wel nodig. Want de zorg is in ontwikkeling, en de technologische mogelijkheden ondersteunen die ontwikkelingen en versnellen de innovatie in de zorg.

© 2021, Daniël Jolink, Manager Portfolio, Project- & Programmamanagement bij het LUMC. Hij schrijft zijn bijdragen in het kader van stichting Projectmanagement in de Zorg op persoonlijke titel.