Of je nu een nieuw project begint, of je staat aan het begin van een reorganisatie, bij een verandering heb je hoe dan ook te maken met diverse belanghebbenden; de stakeholders. Misschien houd je je al actief bezig met stakeholders, en wellicht heb je een lijst met de belangrijkste stakeholders opgesteld en informeer je deze personen op een regelmatige basis over het verloop van het project. Een goed opgezette interactieve stakeholder aanpak wordt vaak als ingewikkeld gezien, het kost tijd en geld en vaak blijft het in de praktijk bij het opstellen van een lange lijst met alle stakeholders.

Zeker in de zorgsector is jouw stakeholderaanpak iets wat continue aandacht nodig heeft. Waarom is dat zo?

Op de eerste plaats zijn zorgondernemers en zorgondernemingen maatschappelijke ondernemingen. Zij bevinden zich in een publiek speelveld en dragen bij aan publieke belangen van de gezondheidszorg. Zij hebben dus een maatschappelijke ‘plicht’ om stakeholders te betrekken bij besluitvorming.

Op de tweede plaats zijn misschien de stakeholders nergens zo divers als in de zorgsector. Denk o.a. aan cliënten, medewerkers, zorgverzekeraars, gemeenten, IGZ, patiëntenverenigingen, OR, brancheverenigingen, politiek, omwonenden, samenwerkingspartners in de keten (toeleveranciers en doorverwijzers) en woningbedrijven. De (voorgenomen) verandering kan voor hen iets opleveren, maar ook een bedreiging vormen. Het is van belang om te weten wie en welke partijen de belangrijke stakeholders zijn voor jouw zorgorganisatie.

Op de derde plaats zijn goed bestuur en toezicht, belangrijke voorwaarden voor goede zorg. De opgestelde Governancecode zorg (2017) stelt dat ‘de zorgorganisatie randvoorwaarden schept en een adequate invloed van belanghebbenden waarborgt’. In- en externe belanghebbenden moeten dus invloed uit kunnen oefenen op de zorg, dienstverlening en de koers van zorgorganisaties. Dan is het dus van groot belang om te weten wie jouw belangrijkste stakeholders zijn, en hoe je op een duurzame manier deze stakeholders betrekt bij jouw project.

De vaak heersende overtuiging dat het actief betrekken (luisteren naar, bruikbare input integreren in jouw project) van stakeholders, veel te veel tijd en middelen vergt en dus een kostbare zaak is, is niet zo heel gek. Als je in de veronderstelling bent dat er een hele lijst stakeholders is waar je wat mee moet doen kan dat overweldigend zijn. De moeilijkheid zit hem in het identificeren en de juiste manier vinden om te verbinden met jouw belangrijkste stakeholders.

Dus hoe begin je nu aan een duurzame, praktische en haalbare stakeholderaanpak?

Allereerst leg je de focus op de belangrijkste stakeholders, niet alle stakeholders zijn voor iedere zorginstelling even relevant. Het projectteam brengt dit in eerste instantie in kaart. Brainstorm met elkaar en stel o.a. de volgende vragen:

1. In welke mate kan een stakeholder zijn wil opleggen, bijvoorbeeld op basis van wettelijke bevoegdheden, of door het uitoefenen van invloed op andere stakeholders. Denk bijvoorbeeld aan IGZ  die processen binnen een instelling kan beïnvloeden en/of stopzetten.
2. Welk belang hebben stakeholders bij het project, hebben zij baat of ondervinden zij hinder van de verandering?
3. Zijn er wellicht mogelijkheden om nieuwe diensten aan te bieden? Stakeholdermanagement kan namelijk ook nieuwe kansen bieden voor jouw onderneming en bijdragen aan innovatie.
4. Wat is de publieke opinie over jouw organisatie, jouw project of de voorgenomen verandering?
5. Met welke maatschappelijke vraagstukken heeft de organisatie te maken?

Daarna is het tijd voor interactie met je belangrijkste stakeholders, hoe kijken zij tegen het project c.q. verandering aan?

Zorg ervoor dat er in jouw projectgroep mensen verantwoordelijk zijn voor specifieke stakeholders, vraag feedback, weet wat er speelt en informeer. Wees ook concreet over wie wat doet en wanneer, en zorg voor follow-up.

Breng vervolgens in kaart welke eisen en verwachtingen de belangrijkste stakeholders hebben en hoe je als zorginstelling hierop kan, wil én gaat inspelen.

Een actieve stakeholderaanpak ‘dwingt’ het projectteam om zich goed te verdiepen in de relevante stakeholders, en dat draagt bij aan een goed resultaat van het project en zorgt ook voor nieuwe inzichten voor jouw project maar ook voor de rest van de organisatie.

© 2020, Daniëlle van Uden, stakeholder specialist

UPDATE 2023: Op zoek naar een praktische tool voor stakeholdermanagement in de zorg? Download gratis de Relatieradar van de NZpm.