In de opstartperiode van het Agile werken werd mij – als leidinggevende van een aantal project- en programmamanagers – door 1 van mijn projectmanagers gezegd: “ we werken nu Agile, dus ik maak geen plan van aanpak, geen planning, geen business case en ik weet nog niet wat de resultaten van het project zullen zijn, of welke deliverables ik oplever, dus geef mij maar gewoon het budget, dan kan ik aan de slag”.

Natuurlijk was dat “ te kort door de bocht”, en was er toen nog onvoldoende duidelijk wat Agile werken nu precies inhield, maar het voelde voor mij als hoeder van het projectenbudget wel even ongemakkelijk.

Als “verstokte” PRINCE2 adept, volgeling van ITIL en gecertificeerd in MSP was het toch wel even wennen aan het Agile gedachtegoed en de filosofie achter Agile werken. 

De basisgedachten van Agile zijn heel erg goed, en worden mooi verwoord door het Agile Manifest:

1. Mensen en Interactie boven Processen en tools;
2. Werkende software boven Allesomvattende documentatie;
3. Klant samenwerking boven Contractonderhandelingen;
4. Inspelen op verandering boven Volgen van een plan.

Maar wat betekent dat voor ICT-projecten waarin er geen software wordt gebouwd? 

Als projectmanager in de zorg heb je tenslotte vooral te maken met de standaard software van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), en met standaardpakketten voor de financiën en de logistiek; om vervolgens zorg te dragen voor allerhande koppelingen van de standaard software met de ziekenhuisapparatuur (modaliteiten) en de diverse kleinere applicaties en apps.

En hoe past dat in een omgeving die gewend is met meerjarige investeringsbudgetten en exploitatiebudgetten te werken, waarbij budgetten vooraf moeten worden aangevraagd en soms door verschillende gremia moeten worden goedgekeurd, alvorens de projecten mogen starten?

Als projectmanager in de zorg ben je gewend om hiermee te werken, en ken je de ins en outs van het aanvraag- en besluitvormingsproces in jouw ziekenhuis.

Gelukkig - voor mij – was daar de cursus “PRINCE2Agile”, waarin wordt gehamerd op “ het beste van PRINCE2 bewaren, en het beste van Agile daaraan toevoegen; best of both worlds.” Ik herkende de kracht van PRINCE2 (eerst nadenken, dan pas beginnen; eerst plannen, dan begroten, daarna goedkeuring halen), maar werd ook meteen enthousiast over de mogelijkheden en kansen van Agile (samen met de klant; interactief ontwikkelen; verandering omarmen; geen dikke documentatie).

Weten wie je opdrachtgever is, een duidelijke opdrachtomschrijving, de verwachtingen van de klant kennen, een inschatting kunnen maken van benodigde menskracht en vermoedelijke doorlooptijd; toch wel fijn om houvast te hebben als projectmanager. Maar tegelijkertijd beter aansluiten op de wensen en verwachtingen van de zorgprofessionals, omdat je samen met hen dit project uitvoert, en de mogelijkheid behouden om gedurende het traject bij ter sturen en wijzigingen zo nodig aan te brengen, dat levert natuurlijk meer draagvlak en dus meer succes op!

Agile werken zal ook in de zorg worden omarmd. Juist waar het gaat om (technologische) ontwikkelingen in de zorg die moeten worden ingepast in de workflow en de zorgprocessen van het ziekenhuis, waar innovatie hand in hand gaat met verbeterde zorg, en waar vernieuwing en verbetering moet gaan zorgen voor minder snelle groei in zorgkosten, daar kan Agile werken van toegevoegde waarde zijn. Als de uitkomst van het project nog onduidelijk is, als de resultaten nog niet eenduidig zijn geformuleerd, dan biedt Agile werken uitkomst.

Met Agile werken heeft de (ICT-)projectmanager (in de zorg) een instrument in handen om samen met de zorgprofessionals te werken aan succesvolle projecten waar de zorg in het algemeen, en de patiënt in het bijzonder, baat bij heeft.

En de projectmanager, die hoeft zich geen zorgen te maken: de skills om goed te kunnen organiseren, te plannen en te begroten, om teams te motiveren om aan een gezamenlijk doel te werken, en om projectmatig en gestructureerd resultaten te boeken, die skills blijven ook in de toekomst van grote waarde voor de organisatie.