Een organisatie is niet veel minder en niet veel meer dan een samenwerkingsverband. In vast verband samenwerken is al een kunst. In een tijdelijk samenwerkingsverband, oftewel: in een project, samenwerken is een nog grote kunst. Dat is het geval bijvoorbeeld omdat men nog niet weet wat men aan elkaar heeft, omdat men nog niet op elkaar is ingespeeld en omdat tijdelijk samenwerken niet altijd het beste in mensen naar boven haalt. Met betrekking tot dat laatste punt: Waarom zou je investeren in goede samenwerking als je elkaar daarna misschien wel nooit meer ziet of in ieder geval na het project toch weer minder afhankelijk bent van elkaar? Gelukkig zitten de meeste mensen anders ‘in de wedstrijd’. Samenwerken in projecten blijft echter ingewikkeld.

Sommige mensen zijn van nature goed in samenwerken. Anderen krijgen deze kunst alleen onder de knie door hard daaraan te werken. Net als voor alle andere kunsten geldt daarentegen dat echt succesvol samenwerken ook voor de natuurtalenten slechts voor een klein deel stamt uit talent, geluk & inspiratie en voor het leeuwendeel uit gewoon hard werken. Samenwerken is namelijk zeker wel te leren en kan bovendien bijna altijd beter. Alleen wordt daar doorgaans niet al teveel tijd en energie in gestoken. In de meeste projecten wordt doorgaans te weinig tijd genomen om goed te leren samenwerken.

Toch vereisen projecten samenwerking op vele fronten. In een projecten zijn de eersten die moeten leren samenwerken de opdrachtgever en de projectmanager. Beiden moeten willen én kunnen samenwerken. Als de samenwerking tussen projectmanager en opdrachtgever om wat voor reden dan ook niet goed verloopt, dan verkleint dat de kans op een succesvol project aanzienlijk. Vervolgens moeten zowel de opdrachtgever als de projectmanager goed leren samenwerken met vele anderen. In en rondom projecten bestaan immers allerlei verschillende (dwars)verbanden waarin goede samenwerking noodzakelijk is, bijvoorbeeld binnen projectteams, werkgroepen, stuurgroep(en), klankbordgroepen, ondersteunende afdelingen en externe leveranciers. Ergens is het verbazingwekkend en onlogisch hoeveel samenwerking projecten vereisen en hoe weinig tijd en energie wordt besteedt aan het leren samenwerken in projecten. Misschien is het ook weer niet zo verwonderlijk als men zich beseft wat bij leren samenwerken allemaal komt kijken. 

Leren samenwerken begint met in de spiegel kijken. Voordat iemand goed of beter kan leren samenwerken, moet die persoon namelijk wel eerst eens goed stil staan bij wat hij / zij dan precies nog meer of beter moet leren op dat gebied. Dat kan zitten in meer geduld tonen, beter luisteren, afspraken nakomen, noem maar op. Wijsheid komt meestal met de jaren, maar samenwerken leer je nog sneller door regelmatig je licht op te steken bij jezelf en anderen. Reflectie op en feedback vragen over hoe (niet) fijn het wordt ervaren om met jou samen te werken is confronterend. Toch schuilen daarin de aanwijzingen om te weten wat je nog moet leren om (nog beter) te kunnen samenwerken met deze en gene. Iedereen, die wil samenwerken in en aan projecten, moet voortdurend individueel onderzoeken wat hij / zij nog moet leren qua samenwerken.

Leren samenwerken in projecten gaat echter verder dan kijken naar individuele vermogens tot samenwerken. Het vereist vooral ook vanuit de projectcontext kijken naar wat er te leren valt voor wat betreft samenwerken. Niet alleen als het fout loopt of achteraf bij de ‘lessons learned’ in het eindrapport, maar zowel vooraf als regelmatig tijdens en zeker ook achteraf. De onderstaande vragen kunnen daarbij helpen.

Met de onderstaande vragenlijst omtrent samenwerking streven we geen compleetheid na. Het aantal aspecten waarop samenwerken in een project kan worden geëvalueerd is namelijk bijzonder groot en altijd mede afhankelijk van persoonlijke voorkeuren, normen & waarden van de samensteller van een vragenlijst, de context van een project, de organisatie, haar omgeving, etc. De onderstaande vragen zijn enkel bedoeld als handvat en vooral ter inspiratie om te komen tot een eigen vragenlijst om de samenwerking in een project te evalueren als startpunt voor de verbetering daarvan. 

• Staan het doel en de beoogde resultaten van de samenwerking iedereen helder genoeg voor ogen? In hoeverre staat men daarachter of kan men zich op z’n minst motiveren om daar professioneel aan samen te werken?
• Kunnen we kiezen met wie we willen samenwerken? Op basis van welke kennis en / of competenties selecteren we mensen en partijen (niet)?
• Kunnen we in dit project goed samenwerken met alle betrokkenen (individuen, in deze teams, in deze organisatie, in deze omgeving)? Vermoeden we dit of weten we dit? En als we vermoeden of weten dat bepaalde samenwerkingen niet soepel zullen verlopen, wat kunnen we daar dan bij voorbaat wel / niet aan doen? En als we vermoeden of weten dat bepaalde samenwerkingen juist wel goed zullen verlopen, wat kunnen we dan wellicht doen om ze nog beter te laten verlopen?
• Besteden we genoeg tijd en energie aan elkaar leren kennen op persoonlijk en professioneel niveau?
• Kunnen we principes of zelfs regels afspreken omtrent samenwerken?
• Kunnen we al expliciet rollen, taken en verantwoordelijkheden verdelen?
• Wat doen we om goed samenwerken te erkennen en te waarderen? Kunnen we elkaar en anderen straks voldoende aanspreken op niet goed samenwerken? Gaan we elkaar en anderen misschien zelfs afrekenen op niet goed samenwerken?
• Met welke middelen gaan we waarom wanneer welke informatie naar wie communiceren?

• Zijn het doel en zijn de beoogde resultaten van de samenwerking nog steeds helder?
• Verloopt de samenwerking met iedereen zoals we die van te voren hadden bedacht?
• Maken we wel fouten? Zijn er wel conflicten?
• In hoeverre zijn we er voor elkaar? Vormen we een front? Zijn we een eiland?
• Halen we deadlines en bereiken we (beoogde) resultaten?
• Eren we wie ere toekomt?
• Vieren we tussentijdse successen (met iedereen)?
• Heeft iedereen nog lol?

• Welke doelen en resultaten (beoogde en onbedoelde) hebben we behaald? 
• Wat hebben we goed gedaan om de samenwerking te bevorderen?
• Wat hebben we minder goed om de samenwerking te bevorderen?
• Wat hebben we gedaan dat de samenwerking niet heeft bevorderd?
• Wat verliep in de samenwerking wel / niet zoals we van te voren en gaandeweg hadden bedacht? Wat zouden we weer hetzelfde doen of anders doen?
• Waarom willen we wel / niet nog een keer een project doen met deze teamsamenstelling? Hoe had die beter gekund?  
• Waarom willen we wel / niet nog een keer samenwerken met de andere interne en externe betrokkenen? Zijn er alternatieven?
• Wat kunnen we als ‘best practices’ delen met andere projectmanagers, projectteams, lijnmanagers, afdelingen, de organisatie, etc.? 

Achter elke vraag schuilt meestal weer een hele wereld. Bijvoorbeeld bij de vraag naar of iedereen nog lol heeft zal de ene persoon veel meer gevoel hebben dan de ander. Sommige mensen komen namelijk absoluut niet voor lol naar hun werk. Dat hebben ze thuis wel. Enigszins cynisch merk ik persoonlijk ook regelmatig op dat als werken leuk was je er niet betaald voor betaald zou krijgen maar voor zou moeten betalen. Genoeg daarover, want dat was enkel ter illustratie dat achter de bovenstaande vragen een multidimensionale wereld kan schuilen. Splits die eventueel op in sub-vragen.

Overigens schuilt achter de bovenstaande vragenlijst geen overkoepelde theorie, model of techniek. Het is een eclectische verzameling uit diverse (praktische en theoretische) bronnen aangevuld met logisch verstand. Als je meer systematisch aan de slag wilt met het meten & verbeteren van het vermogen tot samenwerking dan zijn daar op de markt allerlei hulpmiddelen voor verkrijgbaar.

Kortom: De vragenlijst waarmee je uiteindelijk aan de slag gaat moet, net als iedere goede projectmethodiek – en -techniek, altijd weer op maat worden gemaakt (en / of ingekocht) voor de situatie waarin ze wordt gebruikt en voor / door de persoon die haar hanteert. Projectmanagement is geen exacte wetenschap met pasklare antwoorden voor iedereen in elke situatie. Dat maakt het vak mooi en, teruggrijpend op wat ik hiervoor schreef, zorgt het ervoor dat ik toch ook wel een beetje voor de lol naar m’n werk ga.

Is samenwerken een vaardigheid van bijzonder belang voor projectmanagers? Nee, want in onze hypergespecialiseerde, ‘vernetwerkte’, kennisintensieve maatschappij moet vrijwel iedereen voortdurend samenwerken. Maar zeker ook wel heel erg ‘Ja’, want als projectmanager heb je te maken met, zoals hierboven al gesteld, tijdelijke samenwerkingsverbanden wat samenwerken nog complexer maakt. Daarnaast gaan projecten vaak dwars door allerlei culturen en structuren heen en ontkom je dus niet aan voortdurend veel samenwerken. En voor wie nog niet overtuigd zijn: Als projectmanager is goed kunnen samenwerken bijzonder van belang, omdat de manier waarop jij wel / niet samenwerkt een voorbeeld vormt voor je projectmedewerkers. Goed voorbeeld doet goed volgen maar slecht ook. En om het helemaal af te toppen: Een project is niets meer en niets minder dan een manier om samen te werken. Het management daarvan gaat dus alleen maar over het management van samenwerking. Daarmee rekken we de definitieve van de ‘zachte vaardigheid’ samenwerken wel erg op, maar wie zei dat het onderscheid tussen ‘harde’ en ‘zachte’ vaardigheden scherp te trekken is?

Is samenwerken een vaardigheid van bijzonder belang voor projectmanagers in de zorg? Ja, enerzijds omdat aan prettige samenwerken in de zorgsector (gelukkig) relatief veel waarde wordt gehecht. Ja, anderzijds en bovendien omdat goede zorg doorgaans wordt geleverd door teams, in multidisciplinaire samenwerkingsverbanden en in ketens. Projecten in de zorg raken dan ook heel snel heel veel mensen in veel verschillende functies, teams, afdelingen, organisaties, etc. Een projectmanager in een dergelijke omgeving ontkomt er daarom niet aan om steengoed te zijn of heel snel worden in samenwerken.

Blijf op de hoogte van volgende blogs in deze serie, van het congres en meer via de nieuwsbrief van stichting Projectmanagement in de Zorg.