Blog 36: Obeya
Heeft u al een Obeya room?
Obeya komt uit het Japans en betekent ‘grote ruimte’. Het wordt ook wel vergeleken met de brug van een schip, of een ‘war room’. De Obeya is onderdeel van LEAN manufacturing, en is bedoeld om zoveel mogelijk openheid en transparantie te bieden aan het team en de rest van de organisatie over de status van de lopende en geplande projecten. Geen aparte Excel lijstjes dus, maar een aantal grote borden waarop ‘open en bloot’ uit de doeken wordt gedaan hoe het met de projecten gaat.
Dat begint al met de missie en de strategie van de organisatie, omdat - als het goed is - de projecten daar actief aan bijdragen. Dan het portfolio: welke projecten staan er op de rol, welke projecten staan er in de backlog, welke projecten lopen er. Om volledigheid na te streven, staan er op de Obeya-borden ook geplande releases, upgrades, updates en projecten bij Beheer.
Een Obeya vormt als het ware een dashboard, waarop in één oogopslag te zien is wat de status is van alle projecten. Welke lopen er goed, welke vragen extra attentie, en welke projecten vereisen management attentie? Een project ‘op rood’ is geen zwaktebod, maar een serieuze vraag om hulp. Soms is hulp nodig richting stakeholders, soms moeten er resources worden bijgeschakeld, soms is een interventie nodig.
Een Obeya-bord bevat ook successen, opgeleverde projecten, succesvolle implementaties. Complimenten van de opdrachtgever of de stakeholders. Maar ook klachten worden volledig transparant gemaakt voor de teams en de rest van de organisatie.
Een Obeya room moet up-to-date zijn, liefst wekelijks of 2-wekelijks bijgewerkt, en uitnodigend zijn om te lezen en informatie op te doen. Dat betekent veel plaatjes, grafieken, dashboards, leesbare overzichten en eye catchers.
De Obeya room is natuurlijk een uitvloeisel van de Agile en LEAN ontwikkelingen, maar wint steeds meer aan populariteit. Bij een aantal zorgorganisaties, met name ziekenhuizen, in Nederland is de Obeya room al ingevoerd, bijvoorbeeld bij Rijnstate.
Daar hoort dan ook bij, dat het MT regelmatig, bijvoorbeeld 2-wekelijks een standup houdt, staande bij het Obeya-bord. De teams kunnen voorafgaand aan de standup aangeven welke onderwerpen, aspecten of projecten zeker besproken moeten worden. Nodig daar dan ook de zorgprofessionals bij uit. Product owners zouden er altijd bij moeten zijn, key users frequent, en projectteamleden met een zorgprofessie zo vaak als mogelijk.
Een Obeya room is een prachtig instrument om draagvlak te creëren voor een project, maar ook voor de hele projecten- en / of IT-organisatie. Business-IT alignment is gemakkelijker dan ooit, dankzij de Obeya room.
Projectmanagement in de zorg is gebaat bij transparantie, zodat ook bij zorgprofessionals duidelijk is hoe projecten waarde toevoegen aan de zorg en actief bijdragen aan de strategie van het ziekenhuis. Een Obeya room draagt op een aantrekkelijke manier bij aan die transparantie.
Daarom de vraag: Heeft u al een Obeya room?
© 2020: Daniël Jolink, Manager Portfolio, Projecten en Processen bij het Erasmus MC. Hij schrijft zijn bijdragen in het kader van stichting Projectmanagement in de Zorg op persoonlijke titel.