De Corona-crisis is heftig voor ziekenhuizen, voor zorgprofessionals, voor patiënten en hun families, voor IC-artsen en -verpleegkundigen en voor de burgers die het moeten hebben van de berichtgeving via de media. Maar er is ook nog ‘reguliere zorg’: geplande operaties, ongeplande ziekenhuisopnames, patiënten met hart- en vaatziekten, patiënten die chemokuren ondergaan, patiënten met COPD aanvallen, geplande en ongeplande keizersneden en opspelende huidaandoeningen, om er maar een paar te noemen.

Daarnaast gaan het onderzoek en onderwijs & opleiden ook ‘gewoon’ door. Lopende onderzoeken naar bijvoorbeeld nieuwe medicijnen of behandelmethoden kunnen niet zomaar stil komen te vallen. Onderwijs garandeert immers de continue instroom van de broodnodige nieuwe artsen, verpleegkundigen en andere zorgprofessionals. En aanvullende praktijkopleidingen, bijvoorbeeld in het gebruik van extra beschermingsmiddelen, zijn nu alles behalve overbodige luxe.

Om dat allemaal mogelijk te maken is, het bij de vele ondersteunende en stafafdelingen ook alle hens aan dek. Een voor de hand liggend voorbeeld is de facilitaire afdeling. Als die niet helemaal op orde was, dan kreeg de organisatie dat nu voor de kiezen. Denk ook eens aan HR. Zorgorganisaties bestaan immers uit ‘human resources’ oftewel mensen, met gezinnen en families en anderen die aan hen gehecht en van hen afhankelijk zijn. Een ander schoolvoorbeeld van een afdeling waar iedereen paraat stond en staat, is de ICT-afdeling.

ICT is lange tijd een ondergeschoven kindje geweest in de zorg. Ondertussen is dat niet meer het geval. De snelle opkomst van allerlei essentiële moderne ICT overal in de zorg en de elektronische dossiers hebben het besef doen groeien van het gigantische belang van een goede ICT huishouding.

De reguliere zorg is tegenwoordig enorm afhankelijk van ICT. De afdeling ICT moet dan ook zoveel mogelijk de continuïteit, beschikbaarheid, bereikbaarheid en veiligheid van de ICT-systemen garanderen voor de zorg. De beheerders en projectmanagers bij ICT zijn zich altijd bewust van het belang van de ICT en de afhankelijkheid van de zorg van die ICT. Bij het beheer en in de projecten houden ze zoveel mogelijk rekening met de primaire processen van de zorg en met de belangen van de zorgprofessional en de patiënt. Als ze midden in de nacht uit hun slaap gebeld worden, omdat er een storing is op de afdeling, dan proberen ze dat zo snel mogelijk te verhelpen. Als de afdeling belt dat “iets het niet doet”, dan wachten ze nooit tot morgen, maar snellen ze ernaar toe, of schakelen de leveranciers in waar een goede SLA mee is afgesloten.

Als ICT-er in de zorg is de kans groot dat je in deze periode bent ingeschakeld om bij te dragen aan het tot stand brengen van die honderden extra IC’s in de ziekenhuizen in Nederland. Die race tegen de klok, waarbij het aantal Covid-19 patiënten elke dag toenam, en de bestaande IC’s snel vol stroomden. De ICT-teams mochten bijdragen aan de realisatie van alle voorzieningen, die nodig zijn voor volwaardige IC’s, terwijl iedereen bij elk NOS journaal hoorde dat de aantallen opliepen. Avond aan avond is er doorgewerkt, weekenden werden er opgeofferd, om maar te zorgen dat alles in gereedheid werd gebracht voor de enorme hausse aan patiënten die werd verwacht. Netwerken werden aangelegd, wifi en telefonie, pc’s geïnstalleerd en voorzien van het EPD, schermen aangebracht, barcodescanners gekoppeld. Patiëntbewaking, beademingsapparatuur, infuuspompen, alles werd gekoppeld en ingeregeld.

De Corona-crisis heeft ook aan de innovaties met behulp van ICT een enorme ‘boost’ gegeven: videoconsulten, video vergaderen, digitale overdracht van patiëntgegevens, verzamelen van landelijke IC-beschikbaarheid, inzamelen van IC-opnames op landelijk niveau, landelijke coördinatie van de verdeling van beademingsapparatuur en mondkapjes, apps om de verspreiding van de besmetting te registreren, continu monitoren van grote groepen patiënten dankzij slimme sensoren. Zelfs de inzet van kunstmatige intelligentie (AI) heeft een ‘boost’ gekregen dankzij de Corona-crisis.

Zo is er dus overal keihard gewerkt en alles met het doel de beste zorg te verlenen, aan iedereen die dat nodig heeft en in het bijzonder aan de extra Corona-patiënten.

Voor iedereen was en is het ook nog steeds tot op zekere hoogte ‘hollen en stilstaan’, zowel een marathon als een sprint en tussendoor een wandeling. Urgente zaken eerst, Corona-gerelateerde projecten met prioriteit 1, maar tegelijkertijd de primaire processen draaiende houden en genoeg ruimte overhouden voor andere belangrijke projecten elders in het ziekenhuis.

Na de initiële schrikreactie om de (wereldwijde) consequenties van het Corona-virus ontstaat echter langzaamaan ruimte voor het besef dat ook het ‘normale’ werk weer moet gebeuren. Dat we na de Corona-crisis moeten gaan werken aan ‘het nieuwe normaal’.

Als projectmanager in de zorg ben je altijd bezig met het ‘managen van schaarste’; te weinig tijd, te weinig geld, te weinig resources, te weinig criteria om de prioriteiten te bepalen. Te veel wensen, te veel urgente zaken, te veel stakeholders, te veel afdelingen die allemaal om prioriteit vragen. Te onduidelijke specificaties, te trage besluitvorming, te veel inbreng van stafafdelingen.

Ten tijde van de Corona-crisis vielen veel van die barrières weg; met een gemeenschappelijke vijand, met gemeenschappelijke belangen en met een gemeenschappelijk doel voor ogen, had niemand het over schaarse middelen, schaarse resources of te weinig geld. Niemand hoefde overtuigd te worden van de urgentie. Besluitvorming was sneller dan ooit, soms zelfs op dagelijkse basis. Lijnen waren kort en de samenwerking was optimaal, dwars door alle geledingen, afdelingen en disciplines heen.

Het kan dus wel! Niemand zal vergeten hoe de wereld eruit zag in de maanden maart en april, en we weten waarschijnlijk allemaal nog waar we waren, toen we kennismaakten met het Corona-virus in Nederland. Hopelijk krijgen we het virus snel onder controle, maar we weten ook dat dat nog maanden kan duren.

Als projectmanagers in de zorg blijven we in ieder geval ons steentje bijdragen. Hoe de komende maanden eruit gaan zien weet niemand, maar voor ons als projectmanagers in de zorg betekent het: meebewegen met de ontwikkelingen, meehelpen bij de kwesties die spelen in de zorg en meedenken over ‘het nieuwe normaal’.

© 2020: Daniël Jolink & John van Rouwendaal. Daniel is Manager Portfolio, Projecten en Processen bij het Erasmus MC. Hij schrijft zijn bijdragen in het kader van stichting Projectmanagement in de Zorg op persoonlijke titel. John is Project & Portfolio Manager en opleider bij het Amsterdam UMC – VUmc Academie en voorzitter van stichting Projectmanagement in de Zorg.