En ja, het Chinese woord voor crisis bestaat uit twee karakters. Het eerste karakter betekent gevaar, het tweede kans. Maar soms zijn problemen gewoon problemen en wil je even niet denken in termen van ‘uitdagingen’ of andere eufemismen voor simpelweg ‘shit’. Een crisis is soms gewoon een crisis.

De eerste vraag, die een projectmanager zichzelf altijd stellen moet, is of echt wel sprake is van een crisis. Is dit probleem of überhaupt dit project op dit moment urgent en belangrijk? Zo nee, mooi. Ga dan aan de slag met wat wel urgent en belangrijk is. Zo ja, blijf koel en bestrijdt de crisis.

Een echte crisis levert stress op. Daarom is het verstandig om van te voren al een stappenplan te hebben uitgedacht en hiermee te hebben geoefend. Daarmee kom je beter beslagen ten ijs. De meeste effectieve anti-crisis aanpak is degene die voor jou op maat is gemaakt. Uiteindelijk ben jij de enige die dat voor jou kan doen.

De volgende werkwijze is een voorbeeld van een manier om koel te blijven in een crisis:

Als mensen worden geconfronteerd met gevaar hebben ze de neiging om direct hun adem in te houden. Deze natuurlijks respons helpt je om je schrap te zetten en snel over te gaan tot actie (vechten of vluchten). Lang achtereen niet ademen levert echter weer contraproductieve stress op. 

Haal daarom eerst maar eens diep adem, zodra je over de eerste schrik heen bent. Heel toepasselijk in deze situatie is ook gewoon eens even lekker zuchten. Soms mag dat en het helpt zeker.

Klassiek in moeilijke situaties is ook eerst even tot 10 telen. Als je dat doet terwijl je op de ademhaling let, dan heb je daar dubbel zoveel aan. Verdrievoudig dat door jezelf te dwingen vanuit je buik adem te halen. Gun jezelf deze 10 tellen voordat je in de actiemodus schiet, want zo urgent zijn de meeste crisissen nu ook weer niet en deze hele kort tijd is een waardevolle investering.

Nog beter is het om je te verdiepen in de diverse ademhalingstechnieken die de afgelopen duizenden jaren zijn uitgewerkt door professionals, van Boeddhisten tot psychologen tot topatleten. Probeer bijvoorbeeld de ‘4-7-8-techniek’ eens: Adem 4 seconden in, houd je adem 7 seconden vast en adem in 8 seconden uit. Dit is een investering van 19 seconden. Als je daarmee minder gestrest een crisis te lijf kunt gaan, dan lijkt mij dit een wijze investering.

Sommige mensen vinden het stom om zichzelf aan te moedigen, maar stiekem doet iedereen dit wel eens. Er is ook helemaal niets mis mee en baadt het niet dan schaadt het niet. Het is zelfs heel waarschijnlijk dat het wel degelijk werkt. 

Ik pleit hier niet voor jezelf voor de gek houden met ‘half volle glazen’ of onrealistisch optimisme. Ik wil je wel graag op het hart drukken dat je jezelf helpt aan een ‘can-do-mentality’. Sorry, voor de mode term maar tegen jezelf ‘Just do it!’ zeggen is al zo oud als de weg naar Rome. Toen zei men alleen HOC AGE [latijn: doe dit].

Een wetenschappelijk omstreden maar in de praktijk beproefde methode om jezelf te voorzien van de goede ‘mindset’ is de Silvamethode: Verlang een goede uitkomst van deze crisis, geloof dat je hier goed uitkomt en verwacht het. Hiermee verkrijg je geen vrijbrief voor achterover leunen, maar ben je juist klaar om over te gaan tot actie. Een goede mindset is ook geen garantie voor een goede toekomst, maar je vergroot hiermee je kansen wel. In het slechtste geval heeft het niet geholpen, maar heb je je wel even beter gevoeld. Dat is ook wat waard.

Na de crisis is het vast nuttig om nog eens stil te staan bij hoe die crisissituatie precies is ontstaan en wat dat met je deed. Zodra zich een crisis voordoet, is het echter zaak om vooral te focussen op de gevolgen daarvan en op het treffen van maatregelen. Bevries niet door in het heden bij de pakken neer te gaan zitten. Vlucht niet door te vervallen in gemijmer over het zorgeloze verleden of door jezelf te verliezen in eindeloze analyse. Ga aan de slag. Vecht voor een betere toekomst.

We kunnen hier lang en kort over zijn. In tijden van crisis kun je beter kort van stof zijn, dus: Doe iets.

De boog kan niet altijd gespannen zijn. Het is belangrijk om weer tot rust te komen, zodat je je kunt opladen voor de volgende crisis. Want het ‘leuke’ aan projectmanagement is dat zich altijd weer nieuwe (nood)situaties aan dienen.

Ontspanningstechnieken zijn er te over. Het is de kunst om die technieken te vinden die voor jou goed werken. Maar omdat iedereen nu even druk is, geven we hieronder een methode uit ‘The SAS Urban Survival Handbook’:

Is koel blijven in een crisis een vaardigheid van bijzonder belang voor projectmanagers? Ja, want als projectmanager krijg je met veel meer crisissen te kampen dan anderen. Projecten zijn normaliter geen rechte lijn van A naar B. Projecten zijn kronkel lijnen en lussen die soms toch bij C of D uitkomen. 

Is koel blijven in een crisis een vaardigheid van bijzonder belang voor projectmanagers in de zorg? Nee, is mijn eerste gedachte, want met ‘Ja’ doen we geen recht aan de projectmanagers in alle andere sectoren waar het barst van de crisissen en de pleuris ook is uitgebroken door het corona-virus. Toch denk ik dat koel blijven momenteel van bijzonder belang is voor projectmanagers in de zorg, want in onze emotioneel geladen en beladen sector is koel blijven nu keihard nodig.

Blijf op de hoogte van volgende blogs in deze serie vanwege het congres op 28 mei (hopelijk…) via de nieuwsbrief van stichting Projectmanagement in de Zorg.