Blog 20: Zorg voor samenwerken
Zorg voor samenwerken
Goede samenwerking tussen ICT-ers en verpleegkundigen is essentieel om technologische innovaties goed te laten landen in het zorgproces. Voor stichting Projectmanagement in de Zorg onderzochten studenten van de Hoge School van Utrecht onlangs hoe het met de samenwerking tussen ICT-ers en verpleegkundigen is gesteld en hoe die mogelijk zou kunnen verbeteren. Hun conclusie is dat de samenwerking momenteel moeizaam verloopt, maar dat enkele relatief eenvoudige ingrepen die al kunnen verbeteren.
Twee centrale problemen
Bij de samenwerking tussen verpleegkundigen en ICT-ers treden twee problemen op de voorgrond. Het eerste centrale probleem zit ‘m vooral in doorlooptijden. Verpleegkundigen zijn geneigd om de ICT-er rechtstreeks te benaderen bij problemen. Het probleem hierbij is dat de ICT-er zelf niet alle kennis heeft over de problemen die zich voordoen bij het gebruik van de applicaties. Daardoor moet de ICT-er vaak contact opnemen met de leverancier. Dit kost in de ogen van verpleegkundigen te veel tijd. Daarbij komt kijken dat de ICT-ers verantwoordelijk gehouden voor het oplossen van problemen, terwijl zij niet altijd over de juiste expertise beschikken. Heel vaak wordt de ICT-er door verpleegkundigen gezien als personificatie van alles wat misgaat. Het andere centrale probleem is dat applicaties vaak moeten worden geüpdatet. Deze updates zijn noodzakelijk bijvoorbeeld vanwege wet- en regelgeving, continuïteit of beveiliging. Systemen moeten worden gereboot waardoor verpleegkundigen overlast ervaren, want in de tussentijd kunnen zij daarmee niet werken. Over deze updates wordt niet altijd goed genoeg gecommuniceerd met de verpleegkundigen. Daaronder lijdt de samenwerkingsrelatie.
Verschillende persoonlijkheden
Een oorzaak van de soms moeizame samenwerkingsrelaties tussen ICT-ers en verpleegkundigen schuilt waarschijnlijk onder meer in hun verschillende persoonlijkheidstypes. Om dit verschil te illustreren wordt er gebruik gemaakt van het Insights Discovery model. Dit model geeft de vier verschillende persoonlijkheden weer waarover een persoon kan beschikken. De kleuren in het model refereren aan gedragsvoorkeuren die uiteindelijk invloed hebben op de manier waarop je communiceert, denkt en handelt.
Als er wordt gekeken naar een ICT-er dan zien we dat hij / zij kenmerken vertoont die vooral behoren tot de kleur blauw van het Insights Discovery model. Zo is een ICT-er analytisch ingesteld, werkt hij uiterst nauwkeurig en zeer gedetailleerd. Zodra we de persoonlijkheid van een verpleegkundige onder de loep nemen zien
we hier bovenal kenmerken als: zorgzaamheid, relatiegericht en geduldig. Deze persoonlijkheidskenmerken vallen onder de kleur groen. Uitgaande van het Insights Discovery model kan er geconcludeerd worden dat de ICTerer en verpleegkundige van elkaar verschillen en dat beïnvloed hun onderlinge samenwerking en communicatie.
ICT-ers en verpleegkundige hebben dus een andere manier denken en doen. Hierdoor ontstaat er regelmatig ruis is in de communicatie tussen de ICT-afdeling en verpleegkundigen. Het komt regelmatig voor men elkaar simpelweg niet begrijpt. Er is als het ware sprake van een ‘taalbarrière’.
Adviezen
Betrek verpleegkundigen bij het opstellen van de SLA:
Als met externe leveranciers de afspraken rondom een applicatie worden vastgesteld in een Service Level Agreement (SLA), dan is het handig om daar ook de verpleegkundigen bij te betrekken. Zij krijgen dan een beter beeld wat ICT, en dus uiteindelijk de verpleegkundigen, mogen verwachten met betrekking tot bijvoorbeeld de oplostijden van problemen met de applicatie. Alleen al het proces van samenwerking aan een dergelijke overeenkomst zorgt voor meer wederzijds begrip.
Werk samen aan de releasekalender:
Als er bijeenkomsten worden georganiseerd tussen verpleegkundigen en ICT-ers, dan kunnen deze bijeenkomsten dienen als hulpmiddel om de planning tussen beiden partijen te synchroniseren. Hierdoor kunnen updates gezamenlijk worden gepland, zodat men niet meer wordt overvallen met onverwachte updates. Tevens kan er dan beter informatie over bijvoorbeeld applicaties of updates worden uitgewisseld. Uiteindelijk zal dit positieve invloed hebben op de onderlinge communicatie en samenwerking en zal er minder hinder aan updates worden ondervonden.
Benoem & equipeer een CNIO:
Een CNIO is een ‘Chief Nursing Information Officer’. Dit is een contactpersoon die tussen de afdeling ICT en verpleegkundigen staat. Een CNIO probeert als het ware de samenwerking tussen beide partijen te verbeteren doordat deze kennis heeft van beide afdelingen. Op dit moment maakt het Meander Medisch Centrum al gebruik van zo’n tussenpersoon. De ervaring hiervan is tot nu toe zeer positief.
Conclusie
Wij constateren dat na het interviewen en uitvoeren van deskresearch, de samenwerking tussen verpleegkundigen en ICT’ers nog niet optimaal verloopt. Dit komt doordat er vaak nog ruis ontstaat bij de communicatie tussen deze twee partijen en er nog niet genoeg wederzijds begrip is. Dit komt voornamelijk doordat beide partijen een verschillende vaktaal spreken. Met behulp van ons advies denken wij dat zorginstellingen grote stappen kunnen zetten in het optimaliseren van de samenwerking tussen de verpleegkundigen en de ICT’ers.
2019, Marouane Lamghaouch, Wan Wing Tang, Ruben Lam, Sade van der Lek, Matthijs de Jong (redactie: John van Rouwendaal)