Eerder bespraken we ‘Project Management for Healthcare’ , ‘Project Management Skills for Healthcare: Methods and Techniques for Diverse Skillsets’ en ‘Healthcare Project Management’. Deze keer bespreken we van Dick Billows ‘Healthcare Project Management - Essentials’ (2013) en ‘Healthcare Project Management – Advanced Techniques’ (2018) .

Dick Billows is consultant en auteur van 14 boeken en 225 artikelen over projectmanagement. Naast boeken over projectmanagement in de zorg bevat zijn oeuvre boeken over projectmanagement in het algemeen, in de bouw en in IT.

‘Healthcare Project Management – Advanced Techniques’ centreert rond een casus uit de hoek van de informatievoorziening, namelijk de implementatie van een patiënten data collectie systeem dat nodig is om aan wetgeving te voldoen. De casus wordt voornamelijk behandelt vanuit het perspectief van de zorg, oftewel: de ‘business’, ook al is dat een rare term in het kader van de zorg, en niet vanuit technische optiek (‘IT’). Hierdoor is dit boek niet alleen interessant voor technische projectleiders maar ook voor andersoortige projectmanagers.

Herhaaldelijk heeft Billows het over wat hij noemt de ‘marketing’ van het project. Hij benadrukt dat projecten ‘verkocht’ moeten worden, met name aan het medische personeel. Alleen dan zullen zij participeren en uiteindelijk de projectresultaten accepteren. Billows benoemt bijvoorbeeld de tactiek om de meerwaarde van de projectresultaten voor de zorgverleners goed te communiceren waardoor in ieder geval genoeg mensen overtuigd raken van de meerwaarde van het project. Hij stelt bijvoorbeeld ook dat het geen overbodige luxe is om te investeren in aparte trainingen voor de zorgverleners (los van bijvoorbeeld de zorgadministrateurs) en zelfs individuele trainingen voor de ‘high profile’ medici te verzorgen.

Billows besteedt ook vrij veel aandacht aan ‘scope creep’ en hoe die onder controle is te houden. Dat is doorgaans in een dynamische, veeleisende en soms toch ook wel enigszins politieke omgeving als de zorg geen overbodige luxe. Het schuiven van de scope (met andere woorden: wat er waar moet gebeuren) is een van de voornaamste redenen waarom projecten falen. Gedegen ‘scope control’ is daarom cruciaal voor het slagen van projecten.

Billows gaat wel erg diep in op planning en resourceallocatie met behulp van Microsoft Project. Als belangrijk voordeel daarvan benoemt hij dat je als het ware een simulatie van het project hebt en je dus scenario’s kan testen, bijvoorbeeld wat de gevolgen zijn als de oplevering van onderdeel X uitloopt. Het nadeel van een uitgebreide (resource)planning in een software tool is dat het arbeids- en kennisintensief is om die op te stellen én bij te houden. In veel gevallen levert het ook enkel schijnzekerheid op, want de praktijk is regelmatig bijzonder weerbarstig, lees: nauwelijks tot niet te plannen. Met andere, meer prozaïsche woorden: Als is de planning nog zo snel, de waarheid achterhaalt haar wel. Voor hele grote projecten blijft het echter wel interessant om te onderzoeken of tooling niet toch behulpzaam kan zijn bij het plannen, uitzetten en bijhouden van de voortgang van de vele acties. Vaak is het echter ‘overkill’.

Uit het andere boek van Billows, ‘Healthcare Project Management - Essentials’ blijkt dat Billows het zeker geen ‘overkill’ vindt. Hij adviseert juist zijn simpele 5-stap methodologie (‘4PM’) te combineren met Microsoft Project. Hij meent dat het ook voor kleine projecten een ‘big time saver’ is. Hij heeft zijn methodologie (‘4PM’) zo ontworpen dat plannen eenmalig maar een uur of twee kost en het bijhouden van de planning maar 10 tot 15 minuten per week. Ik betwijfel of dit daadwerkelijk altijd zo is. Misschien wel als je redelijk wat ervaring hebt als projectmanager en met Microsoft Project. Het lukt Billow’s blijkbaar wel. Hij schets ook vliegensvlug op 14 pagina’s zijn methode. Vervolgens loodst hij razendsnel de lezer in net iets meer dan 30 pagina’s stap voor stap door Microsoft Project. Ik ga zijn aanpak misschien toch een keer proberen, want het klinkt wel ideaal. Wat zijn jouw gedachten en ervaringen op dit gebied? Laat het weten: verbinding@projectmanagementindezorg.nl

© 2020, John van Rouwendaal